طراحی فضای اشتراکی

مزایای طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی

در بسیاری از مواقع این تصور عمومی وجود دارد که تنها به دلیل عدم بودجه کافی، باید حتما از فضای کار اشتراکی  استفاده شود. اما این در حالی است که استفاده از فضای کار اشتراکی، دارای مزایای متنوع و کاربردی است و باعث بهبود عملکرد کارکنان و پرسنل شما در محیط اداری می گردد. بر همین اساس، متخصصین ما در فروشگاه مبلمان اداری بینو به تشریح جزئیات و مزایای طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی پرداخته اند تا شما را با جزئیات آن بیشتر آشنا نمایند.

1. استفاده از تخصص سایر نیروها

اولین و مهمترین مزیت در استفاده از فضای کار اشتراکی، بهره مندی از تخصص افراد کاردان و با تجربه است. در اینگونه فضای اداری شما می توانید به مجموعه ای از افراد هم فکر، هم سو و متخصص دسترسی سریع داشته باشید و از تجربیات آنها به خوبی استفاده نمایید. از همین رو، سیستم کاری شما در پیشبرد اهداف سازمانی تان می تواند موفق تر و پویاتر عمل نماید.

2. تشویق پرسنل به کار؛ طراحی فضای اشتراکی

بهبود روابط اجتماعی یکی دیگر از دستاوردهای افرادی است که در فضاهای کار اشتراکی فعالیت دارند. تحقیقات نشان می دهد که کار کردن افراد در محیط های اجتماعی، باعث افزایش ۶۲ درصدی کارایی می گردد که نباید آن را نادید گرفت. همچنین زمانی که افراد با دیگران همکاری کنند، خلاقیت آنها به خوبی افزایش می یابد.

3. صرفه جویی در هزینه‌ها

هر شرکت اداری یا کسب و کار تجاری باید امکانات رفاهی مختلفی از جمله اتاق استراحت، فضای بایگانی، تجهیزات اداری، نورپردازی و لوازم تکنولوژیکی مختلفی را برای پرسنل و تیم کاری خود خریداری نماید. اما خوشبختانه در طراحی فضای اشتراکی این امکان فراهم میشود که بسیاری از منابع و تجهیزات به صورت اشتراکی مورد استفاده قرار گیرند که در نتیجۀ آن هزینه های خرید و نگهداری به خوبی کاهش پیدا می کند.

4. افزایش روحیه همکاری گروهی

گاهی اوقات افراد ایده های خاصی در ذهن خود دارند که به دلیل عدم حمایت و انگیزۀ اولیه برای انجام آن اقدام نمی کنند. اما در طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی این امکان فراهم می شود که افراد به راحتی بتوانند ایده های موجود در ذهن خود را با حمایت دیگر همکارای خود که دارای تجربه و تخص هستند را به خوبی و با سهولت بیشتر اجرا کنند.

5. ایجاد شرایط مناسب برای گسترش شرکت

همه کسب و کارها به دنبال گسترش توانایی های خود و مجموعه‌شان هستند؛ اما به دلیل عدم تجربه کاری در زمینه های مختلف، ممکن است که در ابتدای فعالیت نتوانند برای این موضوع اقدام نمایند. وجود فضای کار اشتراکی به استارت آپ های کوچک و بزرگ کمک می کند که با جنبه های مختلف کسب و کارهای بزرگ هم آشنا شوند و با تجربه و تمرکز بیشتر برای توسعه کاری و تخصصی خود اقدام نمایند. در طول یک روز کاری، افراد در محیط‌های کاری استارتاپی و اداری به چهار حالت مختلف وارد و از آن خارج می‌شوند که مهمترین آنها عبارتند از :

• تمرکز
• همکاری
• یادگیری
• معاشرت

در دفاتر کار اشتراکی باز سه حالت همکاری، یادگیری و معاشرت وجود دارد که ممکن است حالت تمرکز دچار چالش شود. بر همین اساس، متخصصین طراحی داخلی شرکت برنا یاور ویرا برای رفع این مسئله، طراحی فضاهایی را پیشنهاد می کنند که انواع تعاملات مختلف را به خوبی پاسخگو باشد :

• پناهگاه این فضا برای استفاده یک یا دو نفر در مواقعی است که به استراحت یا مکالمات محرمانه نیاز دارند طراحی و اجرا می شود. غرفه تلفن نمونه‌ای از پناهگاه در فضای باز اداری است. برخی از این فضاها باید امکان تماس تلفنی یا ویدئو کنفرانس را برای پرسنل کاری شما فراهم آورند و برخی دیگر برای مصاحبه یا جلسات کوچک بین همکاران، مجهز به میز و صفحه ‌نمایش برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و اسناد باشند.
• کافه‌ها فضای کافه مانند، بخش مهمی از تعاملات اجتماعی و تبادل نظر را برای پرسنل کای شما ایجاد می کند. در گذشته، کافه‌ها معمولاً با دیوارهای بلند و طراحی بسته ایجاد می‌شدند تا صدای صحبت‌ها مزاحم کار دیگران نشود. اما امروزه از طراحی کافه‌ها که شامل میزهای بزرگ، نیمکت‌های طولانی و فضایی برای تعاملات اجتماعی است، استفاده می شود. این تغییر طراحی داخلی، فضای کاری را به محیطی شبیه به کافه تبدیل کرده است که عموما بسیاری از کارمندان آن را به‌عنوان یک فضای کاری ایده‌آل می شناسند.
• جلسات سرپایی محصور؛ طراحی فضای اشتراکی این فضاها برای گردهمایی سریع سه یا چهار نفر طراحی شده‌اند که معمولاً در حین رفت‌ و آمد انجام می‌شود. طراحی این فضاها به‌گونه‌ای است که از نظر بصری و صوتی از سایر فضاها جدا باشند تا تمرکز دیگران را مختل نکنند.
• فضای استارباکسی این فضاها برای معاشرت، انجام هم ‌زمان کار، تفکر و گفتگو طراحی شده‌اند و دارای ویژگی های منحصر بفرد می باشند. مثلاً گوشه‌ای برای نوشیدن قهوه در حین کار با لپ‌تاپ یا برگزاری جلسات غیررسمی وجود دارد که می تواند بسیار مناسب و کارآمد باشد. چنین فضاهایی معمولاً امکان استفاده از فناوری و تعاملات آزاد را فراهم می‌آورند و بستری برای ایده‌پردازی و خلاقیت بیشتر را برای پرسنل شما ایجاد می کنند.
• اتاق جلسات گروهی این فضا باید ظرفیت پذیرش ۸ نفر یا یک تیم خاص را داشته باشد که مرتباً با یکدیگر ملاقات می‌کنند. این فضاها معمولاً قابل رزرو هستند و باید با فناوری‌های مناسب برای هدایت کسب‌وکارها تجهیز شوند.
• فضای کنفرانس باز این فضاها بیشتر در شرکت‌ها و استارتاپ های بزرگ استفاده می‌شوند و برای برگزاری کنفرانس‌ها و تقویت ارتباطات سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. این فضاها با حذف مبلمان اداری رسمی و استفاده از عناصر تزئینی غیررسمی، محیطی آرام و دلشین را برای کارکنان شما ایجاد می‌کنند.

تأثیر تجهیزات اداری بر خلاقیت پرسنل

اجزاء و عناصر دکوراسیون داخلی مانند رنگ‌های خاص و ترکیبی، صندلی‌های راحتی، میز بیلیارد و سرگرمی های دیگر مانند ویدئو گیم از یک سو محیط کاری مفرح و شادی را برای پرسنل شما ایجاد می کند و از سوی دیگر، با کاهش استرس و قوانین سخت‌گیرانه در محیط های کار سنتی، میزان خلاقیت و راحتی بیشتری را برای کارکنان فراهم می‌آورد. بر اساس اصول طراحی فضای اشتراکی، بخشی از فرهنگ سازمانی استاندارد و کارآمد، طراحی و تجهیز محیطی جذاب و کاربردی است که افراد بتوانند بهترین عملکرد کاری خود را ارائه دهند. خلاقیت برای شرکت‌های رقابتی ضروری است و می‌تواند در قالب‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرد، اما شرایط محیطی و استانداردهای طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی نقش مهمی در تقویت این خلاقیت دارد.

عوامل کلیدی در طراحی فضای اشتراکی

1. تعیین بودجه و برآورد هزینه‌‌

پرسش مهمی که باید از خود بپرسید، این است که هزینۀ ایجاد و طراحی یک فضای کار مشترک چقدر است؟ برای پاسخ به این سوال نیز می‌توانید با تماس با مشاورین و کارشناسان ما در فروشگاه مبلمان اداری بینو تماس مشاوره شرکت‌های معماری کمک بگیرید. بدون تردید راه اندازی و تجهیز فضای اشتراکی نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه دارد؛ بنابراین اگر نمی‌خواهید با کسر بودجه مواجه شوید باید به فکر داشتن یک برنامه مالی دقیق باشید و موارد زیر را بخوبی در نظر بگیرید :

•  هزینۀ اجاره یا خرید مکان
• تهیه مبلمان‌های راحتی و متحرک
• تهیه تجهیزات تکنولوژیکی
•   هزینۀ عملیاتی و بازاریابی
• ارزیابی خواسته‌های اعضا و همکاران بالقوه
•  تعیین فضای کاری مدرن و شیک یا لوکس
• برآورد هزینۀ تعمیر و نگهداری تجهیزات

2. تشخیص نیازها و تنوع آنها

برای طراحی فضای اشتراکی همان‌طور که از اسمش پیداست باید محیطی ایجاد و راه اندازی شود که به شکل مشترک میان پرسنل شما با اهداف و نیازهای یکسان یا متفاوت قابل استفاده باشد. بنابراین، طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی باید به نیازهای مختلف کسب ‌و کار شما پاسخ مناسب بدهد تا بتواند نیازها و اهداف کاری شما را به خوبی برآورده سازد؛ البته که نیازهای یک استارتاپ‌ کوچک با تیم‌های بزرگ می تواند متفاوت باشد که در زمان راه اندازی آن باید به ان توجه شود.

3. تعیین محدوده‌های مشترک؛ طراحی فضای اشتراکی

مشخصاً تقسیم‌بندی و تعیین فضای متناسب در افزایش تعاملات و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها تاثیر مثبتی خواهد داشت. این مورد ممکن است شامل ایجاد فضای باز برای گفتمان های گروهی، اتاق‌های جلسه برای پروژه‌های مشترک یا تعیین فضایی برای استراحت و گپ و گفت غیررسمی با همکاران باشد. اما به طور کلی شامل نکات زیر است:

• قسمت‌های مختلف برای همه قابل دسترس باشد.
• سازماندهی فضای اداری اشتراکی با نیازهای مختلف پروژه‌ و تیم‌ سازگار باشد.
• باید یکپارچه‌سازی و انتخاب امکانات رفاهی متناسب با نیازها و فضا را در نظر بگیرید.

4. ایجاد محیطی دلپذیر، سالم و پرانرژی

به لحاظ روانی محیط اداری که دارای شرایط اقامتی استاندارد می باشد، باعث می‌شود که افراد ترغیب شوند وقت بیشتری را در محیط کار و اداری سپری کنند. وجود چنین ویژگی‌ای می‌تواند شامل اجزای تزیینی، نورپردازی مناسب و امکانات رافاهی در فضای اداری باشد.

• فضایی روشن ایجاد کنید؛ طراحی فضای اشتراکی:

استفاده از نور طبیعی می‌تواند بر روی روحیات افراد تاثیر مثبت بگذارد و بهره‌وری را بالا ببرد. البته این طور نیست که هر چه نور بیشتر باشد و هر چه بیشتر چراغ و لامپ تعبیه شود همان‌قدر هم محیط خوشایند و دلپذیر به نظر برسد، بلکه تنظیم نورپردازی به‌خصوص وجود نور طبیعی یکی از راه‌های تضمینی برای تقویت تمرکز و خلاقیت است. در بسیاری از شرکت های بزرگ مانند گوگل این نکته به خوبی رعایت شده است تا احساس آزادی در پرسنل به خوبی رعایت شود.

• هوای تازه؛ افکار خلاقانه:

استفاده از سیستم‌های تهویه هوا در طراحی فضای اشتراکی یکی از موثرترین روشها برای افزایش بهره وری می باشد که به عنوان یک جنبه ضروری در طراحی داخلی تلقی می شود. در همین رابطه و بر اساس تحقیقاتی که در دانشگاه هاروارد انجام شده، کیفیت و تمیزی هوای محیط کار ارتباط مستقیم بر میزان کارایی و کاهش میزان غیبت کارکنان در شرکت ها دارد.

• استفاده از رنگ‌های استاندارد:

در طراحی و بحث دکوراسیون استفاده‌ی درست از رنگ‌ها علاوه بر اینکه به زیبایی محیط کمک می‌کنند، روحیه احساسات و روحیه‌ی کارکنان را هم هدف می‌گیرند. به عنوان مثال رنگ‌های روشن با ترکیبی از رنگ‌های آبی و سبز حسی از آرامش و تمرکز را ایجاد می‌کنند در حالی که قالب بودن  رنگ‌های گرم مثل نارنجی انرژی را افزایش می‌دهند.

• عوامل تزئینی و طبیعی:

ترکیب زیبایی و طبیعت برای خلق محیطی الهام‌ بخش و دلنشین یک فاکتور اساسی در طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی است. برای طراحی فضای اشتراکی به طور مثال طراحی مینیمالیستی می‌تواند ساده و شیک باشد اما در عین حال تاثیرگذار و  زیبایی در حد تعادل را ایجاد کند. از طرفی استفادۀ به جا از مواد طبیعی در دکوراسیون داخلی مثل چوب، سنگ و گیاهان طبیعی برای ایجاد حس گرمی و آرامش فوق ‌العاده هستند.

5. راه‌اندازی تجهیزات مدرن:

مهمترین فاکتور که نباید از آن غافل شد، راحتی و کارایی روزانه در طراحی فضای کار اشتراکی است. اولویت برمی‌گردد به اینکه کارکنان بتوانند ساعت‌های طولانی‌تری را در محیط کار بدون احساس خستگی و ناارامی بگذرانند تا بهره‌وری بیشتر هم اتفاق بیفتد. البته نکته این است که دانستن ترجیحات و تجربیات کارمندان و اعضا در کارآیی و بهینه کردن ابزارها و تجهیزات روشی کمک‌کننده است که مهمترین آنها عبارتند از :

• انتخاب مبلمان اداری ارگونومیک و راحت
• صندلی‌های راحت و میزهای قابل تنظیم
• امکان اتصال به اینترنت پرسرعت
• سیستم‌های صوتی باکیفیت برای جلسات آنلاین و آفلاین
• امکانات فنی به‌روز و پیشرفته مثل پروژکتورها و صفحه‌نمایش‌های بزرگ
• استفاده از فناوری هوشمند مثل کارت‌ به جای کلید، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مدیریت اداری، ایجاد امنیت سایبری، کنترل‌های نوری

6. طراحی انعطاف‌پذیر و باز؛ طراحی فضای اشتراکی

یادتان باشد موظف هستید محیطی را ایجاد کنید که کارکنان احساس رضایت بیشتری داشته باشند و بدون دغدغه‌ی خاصی با دیگر همکاران ارتباط بگیرند و تعامل کنند. این امر به انعطاف‌پذیری طراحی شما بستکی دارد. قابلیت انعطاف‌پذیری در فضای اشتراکی  یعنی خیلی راحت بتوان در صورت نیاز، فضا را تغییر داد. در این راستا قابلیت تنظیم اتاق‌های جلسات و کارگاه‌ها آن‌ هم به شکل موقت از کارهای ضروری است. دقت کنید که انعطاف‌پذیری، نیاز به تغییرات مداوم و پروژه‌های مختلف را پوشش می‌دهد اما اگر حرفه‌ای انجام نشود نتیجه‌ی معکوس دارد و باعث به هم ریختگی و کندی انجام کار می‌شود‌. تصور کنید مبلمان متحرکی را انتخاب کرده‌اید اما فضا ان‌قدری جا دار نیست که بتوانید تغییرات مبل اداری را به سرعت و به‌راحتی انجام بدهید، بنابراین در ابتدا فضا را طوری ایجاد کنید که سازگار با تغییرات باشد.

7. طراحی فضاهایی برای استراحت و غذا خوردن

در نظر گرفتن قسمتی از فضا برای استراحت یا صرف غذا و نوشیدنی بدون شک جذاب و حتی بسیار ضروری است. تصور کنید کارکنان برای فرار از روزمرگی و خستگی به کنجی مثل آشپزخانه یا کافه پناه ببرند، در کنار همکاران یک نوشیدنی دلچسب یا غذای خوشمزه سفارش بدهند و در همین حین به تبادل و تعامل در ارتباط با ایده‌‌ها بپردازند! شک نکنید این کار در طراحی فضای کار اشتراکی میزان بهره‌وری فوق‌العاده کاربردی خواهد بود. از این جهت اگر فضای اضافی در آشپزخانه دارید، پیشنهاد می‌کنیم کنجی را برای ناهارخوری در نظر بگیرید اگر هم فضای کافی ندارید، حتی چند صندلی اپن می‌تواند تنوع و جذابیت لازم را به محیط ببخشد؛ البته که در طراحی، سادگی و مینیمالیسم را نباید فراموش کرد تا فضای بیشتری برای استفاده از کابینت‌ها داشته باشید.

• برای راحتی بیشتر از میزهای فلزی استفاده کنید؛ چراکه نگهداری آن‌ها ساده است.
• اگر فضای کمی دارید، می‌توانید به سراغ گوشه‌های بلااستفاده محیط بروید و هر متر مربع را به بهترین و کاربردی‌ترین شکل طراحی کنید.

8. حفظ حریم شخصی در طراحی فضای اشتراکی

پر واضح است که وقتی در انجام پروژه‌ها نیاز به دقت و حساسیت بیشتری باشد آن‌جاست که در فضاهای کار اشتراکی وجود حریم خصوصی اهمیت پیدا می‌کند؛ بنابراین طراح در اینجا باید به فکر استفاده از پارتیشن‌‌های مخصوص یا ایجاد اتاق‌های بسته برای جلسات خصوصی باشد.

بهبود طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی

1- ارزیابی و تداوم؛ ارتقاء تجربۀ کاری

فکر نکنید بعد از طراحی فضای کار اشتراکی کار تمام است، شما با یک فرآیند دائم روبه‌رو هستید که باید به طور منظم بررسی و ارزیابی شود. این کار باعث می‌شود فضای اشتراکی مطابق با نیازهای روز پیش برود تا به محیطی کارامد و پویا تبدیل بشود.  برای این منظور می‌توانید موارد زیر را بررسی کنید:

• استفاده از نظرسنجی‌های کاربران
• ارزیابی رفتار کاربران
• شناسایی نقاط قوت و ضعف

2- طراحی دیوارهای تورفته و پنهان‌کاری هنری

انتخاب مواد مناسب برای قسمت‌های تورفته و طاقچه، رنگ‌های هماهنگ با سایر اجزای فضا و همچنین استفاده از نورپردازی خاص می‌تواند جلوه‌ای جذاب و کاربردی در محیط ایجاد کند. فضاهای تورفته فضای غیرقابل استفاده‌ای نیستند حرفه‌‌ای‌ها این قسمت‌ها را به‌راحتی به نقطه‌ای برای ذخیره‌سازی یا فضایی برای قرار‌گیری اشیای دکوری یا کتاب‌ها تبدیل می‌کنند.

3- نظم در ایجاد فضای ذخیره‌سازی هوشمند

در بهینه‌سازی فضای کار اشتراکی طراحی قفسه‌ها و کمدهای دیواری مخفی یا جعبه‌های ذخیره‌سازی زیر میزها و صندلی‌ها یکی از اولویت‌ها است. این کار از لحاظ طراحی هم زیبایی‌بخش است هم امکان ذخیره‌سازی و نگهداری اصولی و کاربردی فایل‌ها، کیف‌ها و لوازم مختلف را فراهم می‌کند‌. بماند که در صورتی که فضا داشته باشید برای نگهداری اقلامی که به طور موقت استفاده می‌شوند دست‌تان باز است و به این ترتیب به‌آسانی می‌توانید فضا را طبق نیازهای متغیر کاربران به روز کنید.

4- ‎جزئی‌نگری جزئیات؛ طراحی فضای اشتراکی

در اینجا حرف اصلی توجه به جزئیات است. این نکته می‌تواند شامل توجه به انتخاب متریال‌ها، هماهنگی و ترکیب رنگ‌ها و حتی نحوه‌ی قرارگیری عناصر در کنار هم باشد. تصور کنید یک لامپ دیواری با طراحی حرفه‌ای و کاربردی می‌تواند علاوه بر تامین روشنایی به عنوان عنصر تزئینی بسیار تاثیرگذار عمل کند.

5- انتخاب‌ درست در طراحی فضای اشتراکی

در فرآیند طراحی فضای کار اشتراکی آن هم به شکل بهینه هیچ چیزی به اندازه‌ی انتخاب‌های درست اهمیت ندارد. یکی از کلیدی‌ترین مراحل، رفتن به سراغ معماران و مهندسان مجرب است؛ البته فکر نکنید که داشتن تجربه‌ و مهارت برای طراحی فضا  کفایت می‌کند، شما باید به همکاری با حرفه‌ای‌هایی فکر کنید که ذهنی خلاق و نوآور دارند و با توجه به بودجه، شرایط، اندازه‌ی فضا و نیازها دیدگاه‌های تازه و متفاوتی برای بهره‌برداری بهینه از فضا ارائه می‌دهند. در همین رابطه، شرکت برنا یاور ویرا با برخورداری از چندین تیم طراحی داخلی و گروهی از صنعتگران زبده و ماهر آماده است تا پروژه های طراحی و اجرای فضای کار اشتراکی شما را از ابتدا تا انتها با بهترین و بروزترین ترندهای طراحی به انجام رساند. در نهایت باید بگوییم در وضعیت اقتصادی موجود و با توجه به عصر مدرن هیچ مدیر و صاحب کسب‌‌ و کاری از فضای کار اشتراکی کاربردی و در عین حال زیبا و جذاب نباید غافل شود. اما دانستن نکات مهم و عوامل تاثیرگذار در این طراحی بسیار ضروری است که سعی کردیم به طور جامع در این مطلب به آن‌ها بپردازیم.‌

کلام پایانی

با توجه به اهمیت و استقبال شرکت ها و سازمان های بزرگ و کوچک از فضای کار اشتراکی، بسیاری از کسب و کارها به فکر ایجاد چنین فضاهایی هستند. از طرفی با توجه به هزینه بالای پارتیشن و تجهیزات مربوط به این فضا، بهتر است که به سراغ شرکت های متخصص در این زمینه بروید و با استفاده از تخصص و تجربه آنها برای طراحی و تجهیز فضای اداری خود اقدام نمایید. فضای کار اشتراکی یک محیط اداری است که افراد و شرکت‌ها برای انجام کارهای خود از آن استفاده می‌کنند. این مکان‌ها ممکن است شامل امکاناتی مثل ایستگاه‌های کاری، امکانات اجتماعی، تجهیزات مدرن و فناوری باشند. در این شکل از طراحی دفاتر اداری، پرسنل می‌توانند در یک محیط مشترک کار کنند و ایده‌ها و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. در همین رابطه فروشگاه مبلمان اداری بینو به عنوان یکی از معتبرترین گروه های مبلمان اداری کشور در شهر تهران آماده است که به شما در طراحی و خرید تجهیزات اداری کمک نماید. در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه طراحی و تجهیز انواع فضاهای اداری و مسکونی همچنین خرید مبلمان اداری به صورت حضوری یا آنلاین اقدام نمایید.

سؤالات متداول