طراحی سالن کنفرانس

تفاوت طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس و جلسات

بسیاری از افراد تصور می کنند که اتاق جلسات و کنفرانس با هم یکسان هستند و دارای تفاوتی نیستند. در حالی که میان این دو فضای داخلی از جهات مختلفی تفاوت وجود دارد. باید توجه داشته باشید که هر دو اتاق برای اهداف مشابه طراحی و تجهیز می شوند، اما در حقیقت دارای تفاوتی‌هایی در طراحی و نوع کاربری هستند که مهمترین آنها عبارتند از:

• ظرفیت : معمولاً اتاق کنفرانس نسبت به اتاق جلسه بزرگ‌تر بوده و ظرفیت بیشتری دارد. اتاق جلسه معمولاً گنجایش ۴ الی ۶ نفر را خواهد داشت.
• تجهیزات : به طور معمول تجهیزات سالن کنفرانس نسبت به اتاق جلسات پیشرفته‌تر است. این دسته از سالن‌ها معمولاً به سیستم صوتی و تصویری، و همچنین نورپردازی حرفه‌ای‌تری مجهز هستند. برای آشنایی با نحوه صحیح نورپردازی، می‌توانید مقاله اصول نورپردازی را در فروشگاه مبلمان اداری بینو مطالعه نمائید.
• کاربرد : اتاق جلسات به دلیل ظرفیت کوچک‌تر، معمولاً برای بحث‌های داخلی و برگزاری جلسات کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع، مدیران داخلی معمولاً از این اتاق برای امور روزمره که نیاز به هماهنگی دارند، بهره می‌برند. در مقابل، اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی بزرگ‌تر، آموزش یا ارائه مطلب به تعداد بیشتری از افراد کارایی دارد.

مهمترین المان‌ها در طراحی سالن کنفرانس

برای تجهیز سالن همایش یا کنفرانس شرکت‌تان، لازم است تا تجهیزات و امکانات مورد نیاز خود را با دقت بررسی کرده و نکات مهم در مورد نحوه چیدمان دکوراسیون داخلی را بر اساس اصول طراحی داخلی و تحت نظارت تیم‌های متخصص شرکت برنا یاور ویرا به انجام رسانید.

1. ابعاد در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس

ابعاد و اندازۀ اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین جزئیات و المان هایی است که باید در هنگام طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس اداری مد نظر قرار گیرد. به صورت کلی، هیچ استاندارد واحد و مطلقی برای اندازۀ اتاق‌های کنفرانس تعیین نشده و ابعاد این فضا باید متناسب با ظرفیت مورد نیاز، نوع جلسات، تجهیزات مورد استفاده همچنین سبک چیدمان و فضای اداری شما انتخاب شود. در همین رابطه، می‌توان اصول کلی و استانداردهای رایج را در هنگام طراحی اتاق کنفرانس اداری مد نظر قرار داد.

2. ظرفیت سالن کنفرانس

در صورتی که هدف شما، برگزاری جلسات کوچک با تعداد ۴ تا ۶ نفره می باشد، یک اتاق با ابعاد تقریبی 4 متر می‌تواند برای برآورده سازی نیازهای شما کافی باشد. این فضا اجازه می‌دهد تا میز کنفرانس کوچک به همراه چند صندلی با طراحی ارگونومیک را در فضای کنفرانس‌تان قرار دهید، بدون آنکه فضا تنگ و کسل کننده گردد. در مقابل، برای جلسات متوسط با ظرفیت ۸ الی ۱۲ نفر، ابعاد استاندارد پیشنهادی بین 6 تا 8 متر مربع می تواند نیازهای شما را برآورده نماید.

3. نوع جلسات

اگر جلسات شما به صورت رسمی با تعداد بالا برگزار می شود، شما به سالن کنفرانس با ابعاد وسیع‌تری نیاز خواهید داشت.

برای نمونه، یک اتاق با ظرفیت 20 تا 30 نفر معمولاً به فضایی با ابعاد حداقل 60 متر مربع نیاز دارد. در چنین محیطی علاوه بر میز و صندلی‌های متعدد، باید فضای کافی برای نصب تجهیزات مورد نیاز در سالن کنفرانس مانند ویدئو پروژکتور، نمایشگر بزرگ، سیستم‌های صوتی و نورپردازی حرفه‌ای مد نظر قرار گیرد. توجه دشاته باشید که حتی در سازمان‌های بزرگ یا سالن‌های همایش، ابعاد می‌تواند بسیار فراتر رفته و به بیش از 100 متر مربع نیز برسد.

4. وجود فاصله مناسب میان صندلی‌ و میز کنفرانس

به طور معمول، برای هر نفر باید حدود 60 تا 75 سانتیمتر عرض میز و حداقل 90 سانتیمتر فاصله برای تردد در اطراف صندلی‌ها در نظر گرفته شود. همچنین، در طراحی سالن کنفرانس اداری باید به تهویه مطبوع، نور طبیعی یا مصنوعی مناسب و ایجاد فضای آکوستیک توجه ویژه شود تا در جلسات رسمی طولانی‌ مدت، افراد احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

5. توجه به سبک چیدمان طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس

طراحی ابعاد سالن کنفرانس باید متناسب با سبک چیدمان انتخابی انجام شود. به عنوان مثال، در طراحی مختص هیئت مدیره که نیازمند میز مستطیلی بزرگ است، اتاق باید کشیده‌تر و مستطیلی شکل باشد تا بتواند نیازهای شما را بر آورده سازد. در حالی که برای سبک U شکل یا کلاس درس، عمق سالن اهمیت بیشتری دارد. بر همین اساس، پیش از تعیین ابعاد نهایی اتاق یا سالن کنفرانس باید سبک چیدمان و نوع جلسات مورد نیاز کاملا مشخص شود تا بر اساس آن بتوانید بالاترین کارایی را بدست آورید.

اصول طراحی سالن کنفرانس و همایش

طراحی سالن کنفرانس و همایش باید به شیوه‌ای انجام پذیرد که تمامی نیازهای کاربران را پوشش دهد. بر همین اساس، کارشناسان ارشد طراحی داخلی شرکت برنا یاور ویرا مهم‌ترین اصولی که باید در طراحی این دسته از اتاق‌ها رعایت شوند را مورد بررسی قرار داده اند تا شما را با جزئیات بیشتر آنها آشنا نمایند. همچنین جهت بررسی و مشاهده انواع میز کنفرانس به فروشگاه مبلمان اداری بینو مراجعه فرمایید.

1- توجه به ابعاد اتاق کنفرانس

ابعاد اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که افراد در اتاق احساس راحتی کنند. به عنوان مثال، اگر تعداد نفرات در جلسات همواره کمتر از ۱۰ نفر است، ابعاد کوچک‌تر برای اتاق مطلوب‌تر خواهد بود. علاوه بر این، طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس باید در محلی دور از رفت‌وآمد سایر افراد قرار گیرد. همچنین، ابعاد سالن باید به شیوه‌ای باشد که بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت‌وآمد آسان برای افراد فراهم شود.

2- توجه به کاربرد در طراحی سالن کنفرانس

به بیان ساده، می‌توان اتاق کنفرانس را به دو دسته بزرگ و کوچک تقسیم‌بندی کرد. اگر نیاز به اتاقی برای کفتگوی مدیر و کارمند، یا تماس کارکنان با فروشندگان و مشتریان دارید، به اتاق جلسه با ابعاد کوچک همچون یک باجه تلفن که مکان مناسبی برای مکالمات شخصی ۱ به ۱ است، نیاز خواهید داشت. در این اتاق به حداقل مبلمان اداری نیاز خواهید داشت.

3- انتخاب مبلمان استاندارد با رنگ مناسب

تجهیزات سالن کنفرانس باید طراحی استاندارد و ارگونومیک داشته باشند. علاوه بر این، باید به رنگ میز و صندلی کنفرانس و هماهنگی آن با تناژ رنگ موجود در سالن نیز دقت کنید. استفاده از رنگ‌های روشن، می‌تواند اتاق کنفرانس را بزرگ‌تر نشان دهد.

4- میز کنفرانس ارگونومیک

استفاده از میز و صندلی کنفرانس با طراحی ارگونومیک روی سلامت جسمانی افراد، افزایش تمرکز و بهره‌وری، بهبود روابط و تعاملات و ایجاد یک محیط حرفه‌ای کمک شایانی خواهد کرد. برای استفاده از مدل‌های مختلف میز کنفرانس باید به اصول زیر دقت داشته باشید:

• میز کنفرانس باید ارتفاع استانداردی داشته باشد؛ به گونه‌ای که افراد در حالت طبیعی بتوانند از آن استفاده نمایند.
• سطح میز باید صاف و بدون انعکاس نور باشد.
• میز باید به صورتی در اتاق قرار گیرد که ارتباط و دید مناسب میان شرکت‌گنندگان برقرار باشد.

شما عزیزان می‌توانید از مدل‌های متنوع میز کنفرانس مدرن موجود در فروشگاه مبلمان اداری بینو دیدن کرده و متناسب با نیاز خود بهترین گزینه را انتخاب نمایید.

5- صندلی کنفرانس ارگونومیک

برای انتخاب صندلی کنفرانس نیز باید یک سری موارد در نظر قرار گیرند:

• ارتفاع صندلی باید به گونه‌ای باشد که کف پای فرد به طور کامل روی زمین قرار گیرد و انوها زاویه ۹۰ درجه داشته باشند.
• صندلی کنفرانس مورد نظر باید مجهز به پشتی قابل تنظیم باشد تا گودی کمر را حمایت کند و زاویه آن قابل تغییر باشد.
• صندلی کنفرانس باید با استفاده از مواد تنفس‌پذیر تولید شده باشد تا بتواند از تعریق جلوگیری نماید.
• صندلی‌ها در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس باید طوری چیده شوند که افراد فضای کافی برای حرکت داشته باشند.
• وجود قابلیت‌هایی مانند چرخش ۳۶۰ درجه، تنظیم ارتفاع و پشتی برای صندلی کنفرانس ضروری خواهد بود.

در فروشگاه مبلمان اداری بینو انواع مختلف صندلی کنفرانس با طراحی منحصربه‌فرد و ارگونومیک قابل سفارش است.

6- سایر اصول طراحی اتاق کنفرانس

• اگر در محیط نور طبیعی به طور کافی وجود ندارد، از سیستم نورپردازی قوی و استاندارد استفاده کنید.
• استفاده از مواد جاذب صدا برای جلوگیری از اکو و نویز مهم است.
• از فضای موجود برای حداکثر کارایی، استفاده بهینه کنید.
• تجهیزات سالن کنفرانس باید باهم هماهنگ و سازگار باشند.
• مسیرهای مناسب برای افراد با عدم وجود محدودیت‌های حرکتی طراحی کنید.

مراحل راه اندازی سالن کنفرانس

برای راه‌اندازی سالن کنفرانس، باید مراحل زیر طی شوند:

• ارزیابی نیازها و ظرفیت:حداکثر تعداد شرکت‌کنندگان، سبک جلسه مورد نظر (ارائه یا بحث) و تجهیزات مورد نیاز را تعیین کنید.
• انتخاب سبک چیدمان:در این مرحله، بر اساس نوع جلسه و فضایی که در اختیار دارید، نوع چیدمان میز و صندلی تعیین شود.
• انتخاب مبلمان:تجهیزات سالن کنفرانس با طراحی ارگونومیک خریداری شوند.
• طراحی نورپردازی:ترکیبی از نور طبیعی و مصنوعی را در سالن اجرا کنید.
• تجهیزات صوتی و تصویری:پروژکتور، میکروفون و کابل‌های مورد نیاز را نصب نمایید.
• اتصال اینترنت:از اتصال اینترنت قوی و تعداد کافی پریز برق اطمینان حاصل کنید.
• آزمایش و رفع اشکال:قبل از برگزاری اولین جلسه، یک بار تجهیزات و سیستم‌ها را آزمایش کرده و مشکلات موجود را شناسایی و آن‌ها را برطرف کنید.

نکات مهم در طراحی سالن همایش و اتاق کنفرانس

در بخش‌های قبلی با تجهیزات سالن کنفرانس آشنا شدیم. علاوه بر توضیحاتی که ارائه شد، رعایت نکات زیر نیز می‌تواند به بهبود طراحی اتاق‌های کنفرانس کمک شایانی کند:

• اگر فضای اتاق کنفرانس روشن است، از تجهیزات با رنگ روشن استفاده نکنید؛ چرا که منجر به بروز مشکل در ویدیو کنفرانس خواهد شد.
• اتاق‌های مرکزی شرکت برای کنفرانس گزینه مناسبی نیستند.
• پیشنهاد می‌شود که اتاق کنفرانس تا حد امکان دیوار شیشه‌ای نداشته باشد؛ چرا که طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس محلی برای برگزاری جلسات مهم و خصوصی است. علاوه بر این، امکان انعکاس صدا از طریق شیشه نیز وجود دارد؛ در نتیجه صدای فرد صحبت‌کننده به خوبی به دیگران نخواهد رسید.
• برای راحتی و سلامت افراد حاضر در اتاق کنفرانس، از مبلمان ارگونومیک استفاده کنید.
• در صورت نیاز، در اتاق کنفرانس سیستم‌های امنیتی نظیر دوربین‌های مداربسته نصب نمایید.
• تجهیز سالن به سیستم‌های مدرن و هوشمند می‌تواند روی بهبود طراحی اتاق کنفرانس تأثیر مثبت داشته باشد.
• طراحی سالن کنفرانس باید به صورتی انجام شود که امکان ارتقای تجهیزات آن در آینده وجود داشته باشد.

بینو؛ مجری و طراح سالن کنفرانس

شرکت برنا یاور ویرا از جمله پیشگامان در طراحی و تجهیز سالن‌های کنفرانس و همایش به حساب می‌آید. این شرکت با ارائه خدمات مشاوره، طراحی و تجهیز سالن کنفرانس، نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها به وجود فضایی مناسب برای برگزاری جلسات را به بهترین شکل ممکن پوشش می‌دهد.

شایان ذکر است که تجهیزات پیشرفته و طراحی حرفه‌ای گروه مبلمان اداری بینو، تضمین‌کننده کیفیت و کارایی بالای سالن کنفرانس خواهد بود. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون تجهیزات اداری و طراحی دکوراسیون اداری و دریافت مشاوره خرید و تجهیز فضاهای اداری و مسکونی، می‌توانید همین حالا با کارشناسان ارشد طراحی داخلی بینو تماس حاصل فرمایید.

اصول کاربردی در طراحی سالن کنفرانس

طراحی اصولی اتاق کنفرانس این امکان را به افراد می دهد تا بتوانند از این فضای کاربردی استفاده کرده و به نیازهای کاری خود به خوبی دسترسی پیدا کنند. در عین حال فضای مناسب برای قرار گرفتن تجهیزات مورد نیاز مانند میز اداری و استفاده از آنها را فراهم می سازد. بر همین اساس، متخصصین ما در شرکت برنا یاور ویرا نکات مهم و اصولی را که باید هنگام طراحی اتاق جلسه رعایت نمایید را برشمرده اند تا بتوانید به شکلی موثر و کارآمد برای طراحی و تجهیز سالن کنفرانس تان اقدام نمایید. علاوه بر این می توانید برای خرید میز کنفرانس به فروشگاه مبلمان اداری بینو مراجعه نمایید و از انواع میزهای کنفرانس این شرکت بازدید بفرمایید.

• انواع چیدمان سالن کنفرانس
• اجزای مبلمان در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس
• تجهیزات مورد استفاده در اتاق جلسه
• نرم افزار مورد نیاز در اتاق کنفرانس
• بررسی موضوع دسترسی به این اتاق ها
• لزوم وجود دستور العمل و قوانین در این محیط

1. انواع چیدمان سالن جلسات

چیدمان یک محیط اداری مانند سالن کنفرانس، بستگی به نوع کاربری و فعالیت انجام شده در آن مکان دارد.

به عنوان مثال چیدمان فضای مخصوص پذیرایی متفاوت با چیدمان محل کار می باشد. اما به طور کلی دو سبک متفاوت برای چیدمان و تجهیز اتاق کنفرانس وجود دارد که به شکل چیدمان اتاق جلسه و چیدمان u شکل انجام می شود.

2. چیدمان خطی

در این مدل چیدمان، یک میز جلسه در مرکز اتاق قرار داده می شود و صندلی کنفرانس دور آن چیده می شوند. این نوع طراحی بیشتر مناسب جلسات حضوری بوده، زیرا افراد شرکت کننده در جلسات می توانند به صورت مستقیم و چشم در چشم با هم ارتباط داشته باشند و در عین حال از لوازم موجود در محیط استفاده نمایند.

3. چیدمان یو شکل؛ طراحی سالن کنفرانس

در این سبک از طراحی داخلی، میز جلسات به شکل حرف انگلیسی U در کنار یکدیگر قرار می گیرند و صندلی ها در اطراف میز کنفرانس قرار داده می شوند.

در رو به روی میز نیز یک وایت برد یا صفحه نمایش قرار داده می شود تا از آن برای برگزاری جلسات و کنفرانس ها بتوان استفاده نمود. این چیدمان بیشتر برای جلسات آنلاین و یا جلساتی که شخصی به عنوان مجری در آن حضور دارد، مناسب هستند. در این طرح از چیدمان، می توانید با استفاده از یک صندلی مدیریت در قسمت زاویه دار میز، جایگاه مدیر یا رئیس جلسه را مشخص نمایید.

بررسی المان‌ها در چیدمان و طراحی سالن کنفرانس

برای بررسی نهایی چیدمان در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس باید به موارد مختلفی دقت شود که مهمترین آنها را با شما در میان گذاشته ایم.

• ابتدا مشخص نمایید که چه نوع جلسات، کنفرانس ها یا کارگاه‌هایی در مکان مورد نظر برگزار خواهد شد و به چه تعداد صندلی کنفرانس احتیاج خواهید داشت.
• مساحت کلی اتاق جلسه را در نظر داشته باشید.
• قبل از هر اقدامی، ابتدا طرح یا نقشه از چیدمان مورد نظر خود تهیه کنید.

مهمترین اجزای مبلمان سالن کنفرانس

اگر شما چند اتاق کنفرانس در محیط اداری شرکت یا سازمان تان دارید، بهتر است از لحاظ ظاهری آنها را به شکل متفاوت و متنوع طراحی و تجهیز کنید و سعی کنید بر اساس نوع کاربری و موراد استفاده انحام دهید.

به عنوان نمونه، استفاده از یک میز بزرگ مانند میز کنفرانس مدرن به شما کمک خواهد نمود تا با ترکیب رنگ‌ها، لوازم تزئینی و تجهیزات مناسب سالن کنفرانس فضای متفاوتی را طراحی و ایجاد نمایید. باید توجه داشته باشید که صندلی‌های کنفرانس مورد استفاده در اتاق جلسات باید طراحی ارگونومیک داشته و راحت باشند، تا افراد بتوانند بدون هیچ مشکلی برای مدت طولانی از آنها استفاده نمایند.

گرچه لازم نیست از مبلمان گران قیمت برای طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس استفاده نمایید، اما توجه داشته باشید که همین جزئیات باعث افزایش بازدهی محیط شما می شود.

انتخاب مبلمان مناسب سالن کنفرانس

به طور کلی، هنگام انتخاب اجزای مبلمان، باید موارد زیر را در نظر گرفت:

• مناسب ترین نوع، سایز و مدل مبلمان را با توجه کاربری و نیاز های اتاق کنفرانس دفترتان انتخاب نمایید. به عنوان مثال اگر افراد زیادی در جلسات شما حاضر می شوند، بهتر است میز بزرگی رابرای اتاق جلسات تهیه کنید، اما در صورتی که میز شما خیلی بزرگ تر از حد نیاز باشد، فاصله بین شرکت کنندگان در کنفرانس زیاد شده و ارتباط بین آنها سخت می شود.. همچنین صندلی هایی را انتخاب نمایید که ارتفاعشان با ارتفاع میز کنفرانس متناسب باشد.
• سیستم کنترل نور پردازی یا کلید چراغ ها باید در نقطه ای قرار بگیرند که پیدا کردن و دسترسی به آنها راحت باشد. این موضوع برای کسانی که کنفرانس را مدیریت می نمایند حائز اهمیت است. برای پنجره های نورگیر، حتما پرده نصب نمایید تا پرسنل بتوانند نور اتاق را کنترل کنند.
• در دکوراسیون اتاق از پنل هایی استفاده نمایید که کیفیت صدا را بهبود می بخشند. اینکه صدای کارمندان در این محیط به راحتی به یکدیگر برسد و صدای بخش های خارجی وارد این فضا نشود به افزایش بازدهی این اتاق کمک می کند.
• همچنین توصیه می شود در یک دکوراسیون مدرن، از میز کنفرانس مدرنو در دکوراسیون کلاسیک از یک میز کلاسیک استفاده شود.

شما همراهان ارجمند برای مشاهده آرشیو انواع میز مدیریت و  صندلی مدیریتی به صفحات مرتبط از فروشگاه مبلمان اداری بینو مراجعه فرمایید.

تجهیزات فنی در طراحی سالن کنفرانس

علاوه بر مبلمان اتاق کنفرانس، باید از تجهیزات فنی مناسب در این محیط ها بهره مند گشت تا امکان برگزاری کنفرانس ها و جلسات آنلاین نیز فراهم گردد.

علاوه بر یک صفحه نمایش استاندارد، باید لوازم صوتی و تصویری مورد نیاز را تهیه نمایید تا جلسات آنلاین بدون مشکلی برگزار شوند. توجه کنید وسایل مورد نیاز حرفه ای و با کیفیت باشند. به عنوان مثال از دوربینی استفاده کنید که به صورت 120 درجه اتاق جلسه را پوشش دهد تا شرکت کنندگان مجازی بتوانند به راحتی با سایر اعضای حاضر در سالن ارتباط گیرند. برای شرکت‌هایی که نیاز به سرعت عمل بالا دارند، همکاری بین اعضا بسیار مهم و حیاتی است. وایت برد های اداری این امکان را به پرسنل می دهند تا ایده های خود را با یکدیگر به اشتراک گذارند. چنانچه از کامپیوتر در این محیط استفاده می شود، می توانید یک میز کامپیوتر جداگانه برای این اتاق تهیه نمایید.

علاوه بر وایت بردها، امروزه از تخته های هوشمند یا اسمارت برد نیز در ادارات استفاده می شود. این تخته ها دارای صفحه نمایش لمسی هستند که به کاربران این امکان را می دهد که علاوه بر نوشتن و رسم کردن مطالب مورد نظر، آنها را در یک کامپیوتر ذخیره سازی نموده و بعدا در صورت نیاز ویرایش کنند. البته استفاده از این تخته های هوشمند برای همه دفاتر کاری ضروری نیست. اگر نیازی به این لوازم ندارید از خرید آنها صرف نظر نمایید. به همین دلیل لازم است که در ابتدا اهداف و پیش نیازهای اداره یاشرکت خود را مشخص نمایید تا از صرف هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنید.

چک لیست تجهیزات در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس

به طور کلی، ابزار و لوازم مورد نیاز در یک سالن کنفرانس شامل این موارد می باشد:

• بسیار مهم است که اینترنت پرسرعت و با کیفیت برای اتاق کنفرانس خود فراهم نمایید.
• صفحه نمایش یا تلویزیونی مناسب با ابعاد اتاق جلسات انتخاب کنید. صفحه نمایش باید به گونه ای باشد تا حتی فردی که در دورترین نقطه سالن نشسته، به راحتی قادر باشد که تلویزیون را ببیند.
• عملکرد لوازم صوتی و تصویری مسئله پر اهمیتی است. باید اطمینان حاصل نمایید که بلند گو ها و تلفن های مورد استفاده در اتاق کنفرانس از کیفیت بالایی برخوردار بوده و به درستی کار می کنند. از دوربین هایی استفاده نمایید که به خوبی اتاق جلسات را پوشش می دهند. سعی کنید تا حد امکان از تجهیزات بی سیم استفاده نمایید تا از شلوغ شدن محیط توسط سیم ها و غیره جلوگیری شود. علاوه بر این کار کردن با لوازم بی سیم راحت تر است.
• در صورت لزوم، از فناوری های مدرن بهره مند گردید. به عنوان مثال می توانید از تخته های هوشمند، دستیاران صوتی ( مثل تکنولوژی اکوی آمازون یا گوگل نست) و یا چراغ های هوشمند استفاده کنید.
• از نوشت افزار ها و سایر لوازم عمومی در محیط شرکت استفاده نمایید. به عنوان مثالمی توانید ابزاری مانند وایت برد ها، برگه های یادداشت، خودکار، شارژر و باطری  را در دسترس پرسنل قرار دهید.

نرم افزارها در طراحی سالن کنفرانس

نرم افزارهای مورد استفاده در اتاق کنفرانس، می توانند باعث روان تر شدن و ارتقای کیفیت جلسات اداری بشوند.

در گذشته به منظور برقراری تماس های لازم در یک کنفرانس از سیستم های تلفنی استفاده می شد. اما استفده از این سیستم ها برای همه شرکت ها مناسب نیست، به خصوص اگر شما تیمی از متخصصان IT ندارید که تا بتوانید ازاین ابزار استفاده نمایید. سیستم جلسات آنلاین رینگ سنترال انقلابی در زمینه ساز و کار جلسات تلفنی یا آنلاین به حساب می روند.  این نرم افزار نیاز به هیچگونه سخت افزار خاص و گرانبهایی ندارد و از فضای دیجیتال ابری استفاده می نماید. می توانید فقط با استفاده از یک آیپد جلسات‌تان را شروع کنید. همچنین می توانید لوکیشن برگزاری جلسه را به همکارانتان ارسال نمایید. با تهیه این سیستم می توانید به سادگی و با یک کلیک جلسه را آغاز نمایید.

علاوه بر این، می توانید از نرم افزار های خاصی برای زمان بندی جلسات و رزرو اتاق های کنفرانس استفاده کنید. به این ترتیب مجبور نخواهید بود تمام دفتر کار یا اداره را برای پیدا کردن یک اتاق جلسه خالی بگردید.

مواردی مهم در انتخاب نرم افزار مناسب

قبل از تهیه نرم افزار مخصوص جلسات آنلاین، باید این موارد را لحاظ نمود:

• اینکه از چه نوع ابزاری در سالن جلسات استفاده نمایید، بیشتر به این موضوع بستگی دارد که چه نوع کنفرانسی در محیط مورد نظر برگزار می گردد. به عنوان مثال اگر شما کنفرانس ها را به صورت مجازی برگزار می کنید یا نیاز دارید که از جلسات ویدیو ضبط نمایید، باید تجهیزات مربوطه را فراهم سازید.
• با توجه به نیاز ها و خواسته های خود، نرم افزار مناسب ویدیو کنفرانس را انتخاب نمایید. نرم افزار های زیادی برای برگزاری جلسات آنلاین یا ویدیو کنفرانس ها موجود می باشد، بنابراین شایسته است که بعد از انجام بررسی های لازم، برنامه ای که برای شما بهتر است را برگزینید.
• از نرم افزار های مخصوص برا زمان بندی استفاده از اتاق های کنفرانس بهره مند گردید. این برنامه ها اطلاعاتی مانند: رزرو بودن یا خالی بودن اتاق ها، تجهیزات موجود در هر اتاق در حال حاضر، میانگین استفاده از این سالن ها در یک بازه زمانی خاص و اطلاعاتی از این قبیل را نشان می دهند.

اهمیت دسترسی در طراحی سالن کنفرانس

منظور از دسترسی، هم موقعیت مکانی اتاق جلسه و هم چیدمان ابزار و تجهیزات به کار رفته در سالن کنفرانس می باشد. در ادامه نکات مهمی در رابطه با موضوع دسترسی عنوان می کنیم. موارد ذکر شده را مطالعه نموده و از وجود آنها در اتاق کنفرانس شرکت یا اداره خود اطمینان حاصل فرمایید.

1. موقعیت مکانی اتاق جلسه

محل اتاق جلسات باید به گونه ای باشد که افراد بتوانند به راحتی و در کمترین زمان ممکن آنها را پیدا کنند. برای این منظور می توانید از روش نشانه گذاری نیز استفاده نمایید.

2. چینش تجهیزات در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس

به محل قرار گرفتن وایت برد ها و صفحه های نمایش دقت فرمایید. ممکن است که فقط به موضوع در دیدرس بودن این اشیا توجه کنید. اما شما باید این نکته را لحاظ نمایید که تخته ها و صفحه هاینمایش باید در دسترس تمام اعضا، از جمله افرادی که روی ویلچر می نشینند، باشد.

3. راهروها و ورودی های سالن

درها باید به اندازه کافی عریض باشند تا همه افراد، از جمله کسانی که با ویلچر حرکت می نمایند بتوانند به راحتی از آنها عبور کنند. علاوه بر این درها نباید به قدری سنگین باشند که بستن آنها دشوار باشد. همیشه فضایی را در اطراف میز کنفرانس ، برای حرکت و جا به جا شدن افراد در نظر بگیرید.

لزوم دستور العمل‌ها در طراحی سالن کنفرانس

برای اینکه افراد بدانند که چگونه باید از تجهیزات و فضای موجود استفاد کنند، باید یک سری دستور العمل ها یا قوانین خاصی در رابطه با این محیط ها تنظیم کنید. برای مثال اطلاعات اینترنت Wi-Fi یا چگونگی رزرو کردن اتاق. همچنین می توانید در شرایطی خاص مثل دوران همه گیری بیماری کرونا اطلاعاتی در رابطه چگونگی حفظ سلامتی هنگام فعالیت دراین محیط تهیه کرده و در دسترس پرسنل قرار دهید.

به عنوان نتیجه گیری می توان گفت که ایجاد حس راحتی در طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس، هدف اصلی طراحی این محیط ها می باشد. استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب در این فضا، کمک شایانی به شما می نماید. ابتدا باید نیاز های کارکنان اداره و نوع فعالیت های انجام شده در اتاق را مشخص نمایید.  سپس می توانید به انتخاب لوازم مناسب بپردازید.

سوالات متداول

چگونه سالن کنفرانس را به‌صورت ارگونومیک طراحی کنیم؟

با انتخاب مبلمان استاندارد، تنظیم ارتفاع میز و صندلی، رعایت فاصله بین ردیف‌ها، استفاده از نور مناسب و تهویه مطبوع می‌توان طراحی ارگونومیک را تضمین کرد.

چه نکاتی را در انتخاب تجهیزات اتاق کنفرانس باید مدنظر قرار دهیم؟

کیفیت و دوام تجهیزات، هماهنگی با ابعاد سالن کنفرانس، امکان ارتقا در آینده، پشتیبانی فنی و تناسب قیمت با بودجه سازمان از نکات مهم هستند.