هفت نکته و راهنمای بهترین سازمان برای یک محیط کار ویژه
سازماندهی دفتر کار بسیار طاقت فرسایی است زیرا حجم کار و رفت و آمد در فضای کاری مسبب می‌شود که در کوتاه‌ترین زمان بیشتر آنچه که انجام داده‌اید باز هم به حالت اولیه‌ی خود برگردد. این روند بارها و بارها در شرکت و سازمان‌های مختلف تکرار می‌شود و از جایی به بعد شاید تیم نظافت و ساماندهی فضای کاری انگیزه‌ی لازم را برای ادامه‌ی کار نداشته باشد زیرا تنها چند ساعت بعد از کار طاقت فرسا تمام ایده‌هایش در بهبود فضای کار از بین خواهد رفت. با رفع یک درهم ریختگی در دفتر، شلوغی و عدم نظم دیگری ایجاد می‌شود و این روند ادامه خواهد داشت اما چگونه می‌توانید دفتر خود را مرتب نگه دارید و گروه‌های کاری را مجاب به رعایت نظم کنید.
در ادامه‌ی این گزارش ما هفت روش پیشنهادی به شما مطرح خواهیم که کرد حاصل سال‌ها تجربه‌ی تیم فنی دکوراسیون داخلی ما بوده است. بنابراین اگر چنین معضلی را در محل کار خود دارید می‌توانید تا انتهای این گزارش همراه ما باشید.
نکات مهم در ساماندهی بهتر دکوراسیون دفتر
پاک‌سازی
ساختن و مرتب نمودن یک دفتر اداری قطعاً کار طاقت فرسایی است. اما شما باید از کجا شروع کنید؟ بهتر است ابتدا به عنوان مسئول این کار، ابتدا کمی در دفتر کار قدم بزنید و تمامی جزئیات را بررسی کنید. و در همین حین در ذهن خود بسپارید و یا یاذداشت کنید که کدام وسیله‌ها را می‌بایست تغییر دهید و یا کدام را جابه جا کنید و یا چه چیزی را می‌بایست اضافه کنید. یک سری از اقدامات فوری شما قطعاً باعث می‌شود که از میزان درهم‌ریختگی و عدم انضباط کاری به سرعت کاهش یابد. خرید و جانمایی درست سطل زباله یکی از این اقدامات است. نظافت روزانه‌ی کف ساختمان نیز دومین عملی است که می‌تواند به شما کمک کند.
مناطق کاری هر فرد را ایجاد کنید
مشخص کنید فعایلت‌های افراد در کدام محدود اتفاق می‌افتد. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل انجام امور روزمره، استراحت‌های کوتاه و… باشد. شما با این عمل، می‌توانید تجهیزات را در جای مناسبی قرار دهید. ممکن است پرینتر و یا دستگاه کپی شما در جایگاه مناسبی نباشد و شما می‌توانید با جابه جایی ان را در مکان مشخص و خوبی قرار دهید. به این ترتیب پس از یک بررسی کوتاه شما مکانی را برای کپی کردن و یا ارسال فکس، مکانی را برای استفاده از دستگاه چای و قهوه ساز، مکانی را برای کار مشترک و… دارید. این مشخص بودن مکان‌ها مسبب می‌شود که از پراکندگی کار افرا جلوگیری شود و افراد نیز به ناچار مجبور به رعایت نظم خواهند شد.
راهنمای دفتر و تابلو هر قسمت
یکی از مواردی که می‌تواند انجام امور را تسریع ببخشد مشخص بودن بخش هاست. شما می‌بایست این گونه در نظر بگیرید که هیچ یک از افراد از جانمایی ابزارها آگاه نیستند و در هر قسمت یک تابلو و یا راهنما بگذارید تا افراد با دیدن آن‌ها خود را ملزم به انجام کار خود در آن منطقه بدانند. همین اتفاق کوچک کی تواند کمک می‌کند افراد منظم کارکنند و ابزارهای اداری مرتب و منظم باشند.
اسناد را مدیریت کنید
کدام یک از کارمندان بخش‌های مختلف اداری حداقل چند دسته برگه که نمی‌دانند با آن‌ها چه کنند را دارند؟ این اسناد بازیافت نمی‌شوند و نمی‌توان آن‌ها را به حال خود رها کرد، پس چه عملی می‌بایست صورت پذیرد؟ یک راه آن استفاده از دستگاه خرد کن به شیوه‌ی برنامه ریزی شده است. افراد در واحد‌های مختلف می‌بایست طبق یک برنامه‌ی مدت دار نسبت به تحویل مدارک و اسنادی که نیاز به خرد شدن دارند عمل کنند. ایجاد یک نقطه‌ی مشتریک که آن‌ها این اسناد را به آن‌جا تحویل دهند ابتدا شاید کار چندان عاقلانه‌ای به نظر نرسد اما در مدت زمان کوتاهی شما متوجه خواهید شد که از حجم اسناد و مدارک شما در دفترتان و میز اداری و یا کارشناسی‌تان کم شده است.
ذخیره‌سازی پرونده و تجهیزات در مکان مناسب
قطعاً شما در هر اداره و سازمانی یک سری از تجهیزاتی تزئیناتی می‌بینید. ابزارهایی که گاه و بی‌گاه استفاده می‌شوند و در اکثر موارد آن چنان کاربردی نیستند و تنها فضایی را اشتغال می‌کنند. شما می‌بایست از دست این تجهیزات خلاص شود و آن‌ها را در انبار بگذارید و زمانی که مورد استفاده هستند بار دیگر به محیط اداری خود برگردانید. البته در همین حین شما می‌بایست هر چند ماه طبق یک برنامه از سلامت آن‌ها نیز آگاه شوید.
زمان‌های تمیزکاری منظم را برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی منظم نظافت دفتر برای حفظ زیبایی بصری، مرتب بودن و ایجاد یک فضای مناسب ضروری است! گروه نظافت را هر ماه یک بار برای نظافت جزئی و هر سه ماه یک بار برای نظافت کلی آماده کنید تا هیچ گونه‌عدم نظافتی بیشتر از چند روز در سازمان شما مشاهده نشود.
تجهیزات و مبلمان را مطابق با نیاز و مدرن انتخاب کنید.
برای تمامی اجزایی که به عنوان کمک کننده در حین انجام کار مثل چاپگر، اسکنر، فکس و. . دارید کابینت‌های مشخص در نظر بگیرید. کابینت‌ها و قفسه‌های خود را مطابق با نیاز خود انتخاب کنید و اگر نیاز به تعویض بود آن‌ها را تعویض نمایید. مبلمان اداری، صندلی اداری و… را مطابق با نیاز خود و بر طبق طراحی‌های مدرن خریداری کنید. برای اطلاعات بیشتر می‌تواند مقاله های “نحوه انتخاب صحیح و خرید مبلمان اداری: راهنمای تخصصی” و “ چرا داشتن مبلمان اداری خوب و مناسب مهم است.” را که در مورد نحوه‌ی انتخاب میز و صندلی اداری است را مطالعه کنید.
به سمت تجهیزات ارگونومیک بروید
خرید مبلمان خود را به سمت ارگونومیک ببرد. اثرات مبلمان ارگونومیک در طول زمان می‌تواند بر روی کارمندان شما بسیار فراتر از آن چیزی باشد که فکر می‌کنید، ما در مقاله “صندلی کارشناسی ارگونومیک، راحتی و سلامتی برای کارمندان” در مورد آن گفته ایم. فضای ارگونومیک به شما و کارمندانتان کمک می‌کند تا آسیب دیدگی، درد و درد در مطب را کاهش دهید، و همچنین یک دفتر کار منظم و راحت‌تر ایجاد می‌کند که نگهداری آن آسان‌تر است! یک دفتر نامرتب به هیچ وجه یک فضای کاری ایده آل نیست. بی‌نظمی‌ها را از بین ببرید، تا دفترتان فضای بهتری پیدا کند و در مبلمان و تجهیزات جدید اداری سرمایه‌گذاری کنید تا دفتر خود را به مکانی برای انجام کارهای مهم و پیشرو تبدیل کنید!
پیشنهاد ما
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فمنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.