میز کار گروهی و مزایا و معایبی برای یک سازمان دارد؟
اگرچه منطقی به نظر می‌رسد که بعد از حاکم شدن وضعیت کرونا تعداد افرادی که به صورت دورکار مشغول هستند بیشتر شده است. این اتفاق منحصر به یک کشور و منطقه‌ی خاص نیست و در حال تبدیل شدن به یک امر روتین در دنیاست. در حال حاضر با توجه به نبود همیشگی کارمندان در دفاتر اداری، شاید هزینه کردن برای مبلمان اداری معقولانه به نظر نرسد اما آیا کارمندان به آن احتیاج ندارند؟ آیا در صورت حضور هفتگی و یا ماهیانه‌ی کارمندان فضای مناسبی برای آن‌ها در نظر گرفته اید؟ میز اداری و صندلی اداری خوبی در اختیار دارید؟ آنچه که در حال حاضر به کمک شما می‌آید میز کار گروهی است.
در این گزارش ما به بررسی میز کارگروهی، معایب و مزایای آن خواهیم پرداخت.
میز کار گروهی چیست؟
میز تحریر اداری یا میز کار گروهی (یا میز مشترک) یکی از اجزای مبلمان اداری است که فضای کاری مشخصی ندارد. مقصود از نبود فضای کاری مشخص این است که قابلیت استفاده و کاربری‌های متفاوتی دارد. میز کار گروهی توسط کارمندان به اشتراک گذاشته می‌شوند، از جمله کارآموزان، مشاوران، کارمندان از راه دور و سایر افرادی که نیازی به فضای کاری مشخص ندارند و یا به مدت زمان استفاده‌ی آن‌ها از میز اداری کمتر از کارمندان ثابت است.
شاید در ابتدا خرید میز کار گروهی کار چندان مقرون به صرفه و عاقلانه‌ای به نظر نرسد اما با بررسی باید‌ها و نباید‌های آن نتیجه‌ی دیگر می‌توان گرفت. طبیعتاً شما به عنوان صاحب کسب و کار اگر بخواهید برای تمامی کارمندان‌تان میز اداری و صندلی اداری خرید کنید، هزینه‌ی بالایی را باید بپردازید. این در حالی است که آن‌ها در فضای سازمانی حضور ندارند تا از آن‌ها استفاده کنند. از این رو خرید یک میز کار گروهی و تعدادی صندلی به صرفه‌تر از خرید چندین میز اداری و صندلی اداری جداگانه است. این در واقع حرکتی است که شرکت‌های آینده نگر به آن روی آورده‌اند زیرا موجب صرفه جویی در هزینه، افزایش بهره وری و بهینه‌سازی فضای اداری می‌شود.
مزایا
چندین سال است که طراحی دفتر از فضای سنتی، مدیر محور و روتین به فضای باز و دوستانه تبدیل شده است. میز کار گروهی این روند را به سطح کاملا جدیدی می‌رساند. این نوع میز اداری اجازه می‌دهد تا شرکت ها:
- از فضای اداری خود به صورت بهینه استفاده کنند؛
کارمندان نیمه وقت، کارآموزان، مشاوران و کارمندان دور کار همیشه به دفتر یا اتاق‌های سنتی نیاز ندارند. ما می‌دانیم صرفه جویی در فضا باعث کاهش هزینه‌های سربار می‌شود.
- سازمان‌ها یک محیط فعالیت محور ایجاد می‌کنند:
کارمندان نمی‌خواهند تمام ساعات کاری خود را در گوشه‌ای بمانند و یا به میز اداری خود محدود بشوند. کاربران سیستم‌های الکترونیکی مثل لپ تاپ می‌توانند از آن به عنوان یک میز برای رفع نیاز کاری خود استفاده کنند. در عین حال در همان فضا می‌توانند در گفتگوها و جلسات تیمی شرکت کنند.
- همکاری و خلاقیت را تشویق کنند:
بودن در این فضا به افراد کمک می‌کند تا علاوه بر انجام وظایف خود در مدت حضور با دیگر اعضا به گفتگو بنشینند. گفتگو می‌تواند باعث افزایش اطلاعات شود. افراد در بخش‌های مختلف می‌توانند از موارد مختلف دانش در حال گردش آگاه شوند و آن را در فعالیت خود به کار ببرند. تصور کنید کنید که تیم تولید محتوای شما در هنگام انجام کار خود با تیم فروش ارتباط کلامی داشته باشد، او می‌تواند از روش های جدید فروش بشنود و آن را در تولید محتوا برای شبکه‌های اجتماعی‌تان استفاده کند. این همان فرصت بالقوه ایست که در اختیار قرار دارد و شما می‌توانید از آن استفاده کنید.
- ساعات کاری انعطاف‌پذیر را ارائه دهند:
این امر به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا افراد را در زمانی که بیشترین بازدهی ذهنی را دارند در اختیار داشته باشند. اکثر افراد می‌دانند که در چه ساعاتی بیشترین بازدهی و بهترین عملکرد را دارند. ساعت طبیعی بدن افراد با هم متفاوت است. شرکت‌های پیشرو به همین خاطر برای افراد زمان حضور مشخص نمی‌کنند و آن‌ها در هر زمانی منوط به انجام وظایف خود می‌توانند به کار مشغول شوند.
معایب
در حالی که میز کار گروهی مزایای زیادی در اختیار شرکت‌ها می گذارد اما مانند تمامی فعالیت‌ها و اجزایی که در زندگی روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد قطعا دارای معایبی نیز هست. از معایب میز کارگروهی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برای شرکت‌های بزرگ نمی‌توانند گزینه‌ی ایده آل باشند:
شرکت‌های بزرگ بهتر است به جای استفاده از میز کارگروهی از میز اداری در طرح‌های دیگر استفاده کنند. به این خاطر که تعداد افراد ان‌ها برای فضای دورکاری بیشتر است و امکان ایجاد فضای کافی برای همه‌ی آن‌ها وجود ندارد.
- فضای شخصی کمتر معنا دارد:
شخصی‌سازی فضای کار می‌تواند یکی از گزینه‌های کارمندان برای ادامه و انجام امرو کاری خود باشد اما در زمان استفاده از میز کار گروهی امکان ایجاد این فضا بسیار کمتر است.
- افراد منظم را مضطرب می‌کند:
کسانی که مرتباً به محل کار خود می‌آیند ممکن است مجبور شوند که مرتباً جابجا شوند یا به فضای کار مورد علاقه خود دسترسی نداشته باشند، اضطراب را تجربه کنند.
- راه حل ها:
ایجاد تغییر در زمان حضور کارمندان در محل کار به صورت شناوری یا کار از راه دور و حضور به صورت برنامه ریزی شده می‌تواند معایب ذکر شده را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
میز کار گروهی مناسب چه شرکت‌هایی است؟
میز کار گروهی ممکن است برای همه‌ی شرکت‌ها و سازمان‌ها مفید نباشد، اما احتمالاً این نوع شرکت‌ها با استفاده از آن سود خواهند برد:
- شرکت‌های نوپا:
با حضور و رفتن کارمندان دو یا سه نفره، میز کار گروهی فضای اداری خود را حفظ می‌کند و هر فرد می‌تواند نیاز‌های خود را به صورت جداگانه در آن رفع کند.
- شرکت‌های حمل و نقل و فروشنده مهارت بر پایه نت:
اگر قسمت عظیمی از کارمندان شما همیشه در حال رفت و آمد به محل کار هستند، نیازی نیست که میز اداری و صندلی اداری را به صورت ثابت برای آن‌ها در نظر بگیرید. از این رو استفاده از میز کار گروهی می‌تواند بهترین گزینه برای این شرایط باشد. البته به صورت کلی می‌توان گفت تمامی شرکت‌هایی که بر پایه نت هستند و به سمت مشاغل عمومی گرایش دارند می‌توانند از میز کارگروهی استفاده کنند زیرا علاوه بر یک فضای اداری رسمی، فضای غیر رسمی و را هم می‌تواند برای آن‌ها به ارمغان بیاورد.
آیا شرکت شما می‌تواند از میز کار گروهی استفاده نماید؟
اگر تعداد افرادی که در این مدت از شرکت شما جدا شده و به صورت دورکار مشغول هستند زیاد است. اگر برنامه دارید که پس از کرونا نیز این شیوه‌ی کاری را ادامه بدهید. اگر می‌خواهید از هزینه‌ی کلی تغییر مبلمان اداری در آینده بکاهید. این یک واقعیت است که میز کارگروهی می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد.
البته باید این را در نظر داشته باشید که شما مجبور نیستید که تمامی بخش‌های مبلمان اداری خود را تغییر بدهید. میز کار گروهی به شما کمک می‌کند تا از فضای اداری خود به خوبی استفاده کنید و آن را مدیریت کنید. بخش جالب و حیرت‌انگیز برای شرکت‌ها این است که استفاده از میز کار گروهی به میزانی رشد داشته است که تعدادی اپلیکشین مخصوص برای استفاده از آن در حال حاضر وجود دارد. این برنامه‌های نرم افزاری با در نظر داشتن ابعاد میز کار گروهی می‌توانند به شما در مدریت فضا و زمان استفاده از آن کمک شایانی کنند.
صندلی اداری مناسب برای میز کار گروهی کدام است؟
همان طور که می‌دانیم افرادی که از صندلی اداری استفاده می‌کنند زیاد هستند، این افراد هر کدام دارای ویژگی‌های فیزیکی متفاوتی هستند از این رو بهتر است هنگام خرید صندلی اداری، انتخابی را داشته باشیم که بتواند اکثر افراد را پوشش بدهد. صندلی اداری برای میز کار گروهی بهتر است ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
یک صندلی اداری با قبلیت تنظیم تکیه گاه و ارتفاع تا شخصی‌سازی برای هر فرد بتواند در آن به راحتی انجام گیرد. صندلی اداری می‌تواند مشبک باشد و جنس رویه‌ی آن بسیار مهم است. همچنین وزن ان و قابلیت حرکت و چرغ‌های خوب در ان می‌تواند از دیگر ویژگی‌های مهم آن باشد.
پیشنهاد ما
در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.