نظر: 0 بهمن 18, 1400

مقایسه طراحی دفتر باز و طراحی فضای بسته اداری

در چند دهه گذشته، گرایشی برای ایجاد تنظیمات اداری باز و دور شدن از اتاق‌های بسته وجود داشته است. اعتقاد بر این بود که با دیوارهای کمتر، کارمندان تعامل بیشتری خواهند داشت که منجر به افزایش همکاری و بهره وری می‌شود. سازمان‌هایی که از محل کار اداری باز استقبال کرده‌اند، متوجه شده‌اند که از بین بردن اتاق‌ها ممکن است مشکلات آن‌ها را حل نکرده باشد. ما قصد داریم بین دفتر باز و دفاتر اداری با اتاق‌های زیاد مقایسه کنیم تا به شما کمک کنیم تعیین کنید کدام طراحی برای شما و محل کار شما مناسب است.

قبل از اینکه بتوانیم دفتر باز و دفتر اداری با اتاق‌های بسیار را مقایسه کنیم، می‌خواهیم کمی عمیق‌تر در مورد هر دو گزینه بررسی کنیم.

دفتر باز چیست؟

دفاتر باز برای حذف موانع و دیوارهایی طراحی شده است که کارمندان را در یک محیط اداری جدا می‌کند. دفاتر باز باعدم وجود هر نوع تقسیم کننده و پارتیشن تعریف می‌شوند. هیچ دیوار، اطاقک یا تقسیمات دیگری بین فضای کاری افراد وجود ندارد. اتان برنشتاین، استادیار دانشکده بازرگانی هاروارد، می‌گوید: چیدمان دفتر باز معمولاً زمانی انتخاب می‌شود که شرکت‌ها «فضاهای بازتر، مشارکتی‌تر و تعاملی‌تر را می‌خواهند که هزینه کمتری نیز داشته باشند».

محل کار با اتاق‌های بسیار چیست؟

احتمالاً قبلاً یک اتاق کاری را دیده‌اید، اتاق کاری یک فضای کاری اداری نیمه بسته است که توسط پارتیشن‌هایی از فضاهای کاری مجاور جدا می‌شود. هدف از یک محل کار با اتاقک‌های جدا این است که کارکنان اداری و مدیران از مناظر و سر و صداهای یک فضای کاری باز دور می‌شوند. اتاقک‌های کاری فضایی فردی برای کارمندان ایجاد می‌کنند که به عنوان دفتر کار آن‌ها عمل می‌کند تا با حواس پرتی کمتری تمرکز کنند و کار خود را انجام دهند.

بیایید دفتر باز در مقابل اتاقک در محل کار را بررسی کنیم. کدام یک برای دفتر شما مناسب است؟

برای مقایسه بهتر فضای اداری باز با فضای اداری با پارتیشن و اتاقک‌های بسیار می‌بایست به مزایا و معایب هر کدام بپردازیم. مزایا و معایب هر کدام از این دفاتر به شرح زیر است:

مزایای طراحی دفتر اداری باز

مقرون به صرفه: پول کمتری برای خرید اتاقک‌ها و مبلمان اداری مورد نیاز هزینه می‌شود.

صرفه جویی در فضا: آن‌ها به یک سازمان اجازه می‌دهند تا فضا را به حداکثر برساند تا فضا برای کارمندان بیشتری ایجاد شود.

حس کارگروهی: دفاتر باز به تقویت همکاری، همکاری، نوآوری و خلاقیت کمک می‌کنند.

مدیریت قابل دسترس تر: فضاهای باز یک «سیاست درهای باز» واقعی بین کارمندان و رهبری ایجاد می‌کند.

معایب طراحی دفتر اداری بازعدم وجود حریم خصوصی: اساساً هیچ حریم خصوصی در یک محیط اداری باز وجود ندارد. افرادی که روی اطلاعات حساس کار می‌کنند باید به اتاق‌های کنفرانس یا سایر مناطق کاری خصوصی بروند تا از امنیت داده‌ها و اطلاعات شخصی اطمینان حاصل کنند.

بدون فضای دائمی: در یک محیط باز، معمولاً به کارمندان یک فضا یا منطقه اختصاص داده نمی‌شود، بنابراین به طور کلی کمتر احساس می‌شود که فضای خود یا مکانی را برای جا گذاشتن تجهیزات شخصی داشته باشند.

حواس پرتی: وقتی دیگران در حال صحبت کردن هستند، تمرکز روی کار دشوار است و ممکن است هر زمانی از کار بیفتند.

افراد متفاوت کار می‌کنند: دفاتر باز این واقعیت را در نظر نمی‌گیرند که افراد متفاوت کار می‌کنند. در حالی که برخی از کارمندان ممکن است به دنبال همکاری باشند، برخی دیگر نیاز به فضای آرام برای تمرکز دارند.

تعاملات قطع شده با مشتری: اگر تماس‌های مشتری در یک شغل رایج باشد، در یک محیط باز، ممکن است زمانی که کارمندان در حال صحبت با تلفن هستند، توجه فرد میزبان، مشتری و اطرافیان را پرت کند.

مزایای وجود اتاقک‌ها و پارتیشن‌های محدود کننده در فضای اداری

حس دفتر کار: اتاقک‌ها این حس را ایجاد می‌کنند که کارمندان فضای اداری مخصوص به خود را برای تماس و ارتباطات دارند.

کار تیمی: با اتاقک‌های اختصاص داده شده، تیم‌هایی که با هم کار می‌کنند را می‌توان در کنار یکدیگر قرار داد تا کار گروهی و تعامل را ارتقا دهند.

حریم خصوصی: اتاقک‌ها به کارمندان حریم خصوصی می‌دهند تا موارد ایمنی اطلاعات را رعایت کنند، تمرکز کنند و غیره.

کم یا بدون حواس پرتی: اگر افراد مجبور باشند در اطراف دیوارها و سایر محوطه‌ها حرکت کنند یا برای گفتگو بایستند، کمتر احتمال دارد حرف شخصی را قطع کنند.

ایجاد حس سلسله مراتب: سازمان‌ها با اطاقک‌ها در یک فضای اداری، سلسله مراتب اداری را تقویت کرده و به کارمندان انگیزه می‌دهند.

معایب وجود اتاقک‌ها و پارتیشن‌های محدود کننده در فضای اداری

فضای کوچک: یکی از بزرگترین معایب اتاقک ها، فضای کوچکی است که معمولاً کارکنان در داخل اتاقک دارند.

ایجاد انزوا: حریم خصوصی بیشتر می‌تواند منجر به تعامل کمتر شود. اگر تیم‌ها از نظر استراتژیک در کنار هم قرار نگیرند، می‌تواند یک محیط کاری آرام ایجاد کند.

توانایی‌های مدیریتی کمتر: اگر کارمندان پشت دیوار باشند، مدیران کمتر می‌توانند آن‌ها را ببینند و از بهره وری آن‌ها اطمینان حاصل کنند.

هزینه و فضا: اتاقک‌ها می‌توانند گران باشند و فضای بیشتری را نسبت به محیط‌های اداری باز اشغال کنند. آن‌ها همچنین دائمی‌تر هستند.

مطالعات در مورد دفتر باز در مقابل فضای کاری سنتی در محل کار چه می‌گویند؟

یک مطالعه در سال ۲۰۱۸ توسط انجمن سلطنتی انتشارات لندن منتشر شد که نگاهی دقیق به بهره‌وری و همکاری کارکنان در یک محیط باز داشت. آن‌ها دریافتند که دفاتر باز منجر به کاهش ۷۲ درصدی زمان تعامل چهره به چهره نسبت به فضاهای اداری خصوصی بیشتر می‌شود. آن‌ها همچنین مشاهده کردند که در یک محیط باز ۵۶ درصد ایمیل‌های بیشتری ارسال شد و ۶۷ درصد فعالیت‌های پیام فوری بیشتر بود.

هاروارد بیزینس ریویو دریافت که دفاتر باز یکی از دلایلی است که باعث می‌شود حریم خصوصی دفاتر به پایین‌ترین حد خود برسد، به طوری که ۷۴ درصد از افراد مورد بررسی در حال حاضر بیشتر از یک دهه قبل نگران حریم خصوصی خود هستند.

نتیجه گیری

هر فضای اداری متفاوت است، و اینکه آیا یک محیط باز یا بسته‌تر (با اتاقک ها) برای شما و سازمان شما مناسب است، فقط می‌تواند توسط شما که صاحب کسب و کار هستید تعیین شود.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

مقالات مرتبط

اتاق کنفرانس خلاقانه

ایده‌هایی برای طراحی اتاق کنفرانس خلاقانه- ساده اما کاربردی

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین فضاهای شرکت‌های بزرگ و کسب و کارهای کوچک است. تقریبا همه اتفاقات مهم یک دفتر کار، در این اتاق می‌افتد. از جلسات کاری با مشتریان احتمالی، تا جلسات سریع با کارکنان برای هماهنگی یا انجام مصاحبه‌های کاری برای گرفتن نیروی جدید. تحقیقات نشان داده‌اند مدیران میانی حدود 35% از زمان […]

ادامه مطلب
مبلمان اداری دفتر کار باز

مبلمان اداری دفتر کار باز چه ویژگی‌هایی دارد؟ تفاوت آن با نوع سنتی چیست؟

یک تصویر کلیشه‌ای از دفتر کار سنتی در ذهن بسیاری از ما وجود دارد: دفتر کاری تیره وخفه که اتاق اتاق است و خلاقیت و همکاری را در نطفه خفه می‌کند. معمولا هم خیلی نور ندارد و برای همین هم هست که در آن احساس خفگی داریم. خوشبختانه دوره این دفتر کارها با آن دکوراسیون […]

ادامه مطلب
ویژگی‌های میز کنفرانس

ویژگی‌های میز کنفرانس چیست؟ نکاتی برای خرید میز کنفرانس!

اگر در حال دکوراسیون دفتر کار خود باشید یا اینکه قصد شروع آن را داشته باشید، حتما می‌دانید داشتن یک اتاق کنفرانس چقدر مهم و ضروری است. این اتاق نه فقط برای برگزاری جلسات، بلکه برای حرف زدن با همکاران، برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان و انجام مصاحبه‌های کاری و غیرکاری استفاده می‌شود. مدیران هوشمند […]

ادامه مطلب