فواید فایلینگ در فضای اداری مدرن امروز چیست؟
به طور معمول نظم‌بخشی به اسناد و مدارک موجود در شرکت‌ها، به هر اندازه که باشد، چالش‌برانگیز است. راه‌های زیادی هم برای ایجاد نظم و ترتیب در این وضعیت وجود دارد؛ از جمله استفاده از پوشه‌های مختلف. ولی به این فکر کنید که چندین و چند تا از این پوشه‌ها داشته باشید. مشکل نه تنها حل نشده، که بیشتر و بزرگتر هم شده است. یکی از فواید فایلینگ این است که می‌تواند شما را از این وضعیت نجات دهد. در واقع با چنین سیستمی، شما می‌توانید عکس‌ها، محتوای آموزشی، اسناد و مدارک و هر سند دیگری را به راحتی در یک جا نگهداری کنید و خیلی سریع هم آن را بازیابی کنید. این همه آن چیزی است که خیلی از دفتر کارهای مدرن به آن احتیاج دارند: نظم در کنار کم‌جایی و بازیابی راحت. در صورت تمایل به خرید فایل و ساید، می‌توانید با مبلمان اداری بینو تماس بگیرید.
فواید کلی فایلینگ در هر کسب و کاری
اگر بخواهیم فواید فایلینگ را به صورت خلاصه بگوییم عبارتند از:
- این سیستم، می‌تواند حجم زیادی از اسناد را در فضایی کوچک جا بدهد؛ بی اینکه فضای چندانی اشغال کند.
- از دیگر فواید فایلینگ می‌توان به سادگی در نگهداری و دسته‌بندی پوشه‌ها و اسناد اشاره نمود. این باعث می‌شود بازیابی اسناد هم کار ساده‌تری باشد؛ چیزی که در نهایت به افزایش بهره‌وری دفتر کار کمک می‌کند.
- این امکان نگهداری همه اسناد و مدارک در یک جا، باعث می‌شود احتمال از دست رفتن داده‌های یک کسب و کار به حداقل برسد.
- یکی دیگر از فواید فایلینگ امکانات آن برای افزایش امنیت داده‌هاست. شرکت‌ها می‌توانند بنا به نوع اطلاعات خود، مثلا از سیستم فایلینگ ضدحریق و دارای انواع قفل استفاده کنند.
- امروزه بسیاری از کسب و کارها فضای کمی در اختیار دارند. از فواید فایلینگ در این زمینه می‌توان به استفاده بهینه از فضا اشاره نمود.
انواع کابینت و سایدها و فواید فایلینگ در هر یک از آن‌ها
فواید فایلینگ آنقدر زیاد است که اصلا جای تعجب ندارد تنوع انواع کابینت و سایدها تا این حد زیاد باشد. هر کدام از انواع این سیستم‌ها و کابینت‌ها مناسب فضاهای مختلف و خاصی مثل خوابگاه‌ها، مدارس، دفتر کارها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ هستند. در ادامه نگاهی خواهیم داشت به انواع کابینت‌ها و فواید فایلینگ در هر کدام از آن‌ها.
کابینت‌های مدرن فایلینگ، معمولا از چوب یا ورق کاری (ورق) ساخته می‌شوند. کشوهای آن‌ها معمولا خیلی راحت جا به جا می‌شوند و یک مانع هم جلوی هر کدام در نظر گرفته شده که ناگهان بیرون نریزند و نظم را به هم نزنند. از دیگر فواید فایلینگ می‌توان به امنیت بالای اغلب انواع آن به دلیل استفاده از سیستم‌های امنیتی اشاره نمود. بعضی از آن‌ها کلید دارند و بعضی دیگر به راحتی با فشردن کمدها و کشوها قفل می‌شوند. انتخاب هر کدام به سلیقه و نیاز شما برمی‌گردد.
کابینت فایلینگ افقی
از فواید فایلینگ افقی که این نوع کابینت‌ها در اختیار شما قرار میدهند، امکان نظم‌دهی به اسناد و نامه‌ها براساس زمان است. به این ترتیب که قدیمی‌ترین اسناد در پایین و به ترتیب جدیدترین‌ها روی آن قرار میگیرند. بعضی از مزایای این سیستم فایلینگ عبارتند از:
- آسان بودن سیستم: به آموزش و کار چندانی برای عملکرد خود نیاز ندارد.
- مقرون به صرفه بودن به لحاظ اقتصادی
- محافظت از اسناد و نامه‌ها در برابر رطوبت، آلودگی، موریانه و بید.
فواید فایلینگ با کابینت عمودی
کابینت عمودی یکی از شناخته‌شده‌ترین انواع کابینت است که در آن اسناد به صورت عمودی در پوشه مربوطه خود قرار میگیرند. فواید فایلینگ با چنین کابینتی عبارتست از:
- جادار بودن: با استفاده از این سیستم، تعداد زیادی سند و نامه را در کمترین فضا، جا می‌دهید.
- انعطاف‌پذیری: این سیستم با انعطاف‌پذیری، تقریبا هر نوع سند و با هر تعدادی را در خود جای می‌دهد.
- امنیت بالایی دارد.
- مقرون به‌صرفه به لحاظ اقتصادی
- امکان چیدمان اسناد به صورت‌های مختلف از جمله به ترتیب عدد، الفبا و موضوعی
کابینت بدون در و باز
این نوع کابینت یکی از رایج‌ترین انواع کابینت است که در آن اسناد و مدارک به ترتیب عددی در کابینت‌های باز قرار میگیرند. نظم کابینت‌ها به صورت ردیفی است و بین هر دو ردیف هم فضای کافی وجود دارد که افراد به راحتی بتوانند حرکت کنند و مدارک را جا به جا کنند. یکی از فواید فایلینگ با استفاده از این کابینت‌ها، انعطاف آن در زمینه ارتفاع است. این کابینت‌ها می‌توانند هر ارتفاعی داشته باشند. بعضی از مزایای این کابینت‌ها عبارتند از:
- جایگذاری اسناد در کمترین زمان ممکن
- امکان کار کردن راحت با آن‌ها تقریبا برای همه کارکنان
- مناسب برای دفتر کارهای بزرگ که اسناد زیادی دارند
- مقرون به صرفه بودن
جمع‌بندی نهایی: بالاخره چه کنیم؟
تقریبا در همه خانه‌ها و کسب و کارها، اسناد، مدارک و کاغذهایی هست که هر روز همه باید با آن کم و بیش سر و کله بزنند. از سوی دیگر این اسناد هم معمولا داده‌های ارزشمندی دارند که حتما باید از آن‌ها محافظت نمود. بنابراین از فواید فایلینگ از نوع مدرن این است که خیالتان را از بابت امنیت اسناد مهم شخصی و کاریتان آسوده می‌کند. تازه دستتان هم برای انتخاب هر نوع از سیستم فایلینگ که متناسب با نیازهای دفتر کار یا خانه‌تان باشد، باز است. اما انتخاب آن به سلیقه و نیازهای خودتان بستگی دارد.