طراحی اداری مدرن و ۵ تغییری که در سال ۲۰۲۰ به خود می‌بیند!
اگر قرار بود پیش از پاندمی کووید ۱۹ این مقاله را بنویسیم، شاید روی چیزهای دیگری تاکید می‌کردیم. مثلا اینکه طراحی اداری مدرن باید به گونه‌ای باشد که در نهایت به سلامت و بهره‌وری هر چه بیشتر کارکنان منجر شود. شاید هم تحت تاثیر شرایط کاری آن زمان، تمام تاکید ما بر این بود که اگر شرکت‌ها واقعا می‌خواهند خوشحالی و سرحالی کارکنان خود را به یک فرهنگ جاری در آن شرکت تبدیل کنند، چاره‌ای جز تاکید هر چه بیشتر روی سلامت و بهره‌وری ندارند. این حرف قاعدتا بدون پشتوانه علمی نبود. این چیزی بود که علم به ما می‌گفت.
اما در این روزهای کرونایی، در طراحی اداری مدرن چیزی پیدا شده که از بهره‌وری و حس خوب کارکنان اهمیت بیشتری پیدا کرده: حفظ سلامت آن‌ها در برابر این ویروس یا هر چیز دیگری که آن‌ها را تهدید می‌کند. در واقع این مسئله به کلی فضای کار را تغییر می‌دهد.
تغییراتی که طراحی اداری مدرن در سال ۲۰۲۰ به خود می‌بیند
قصد ما در این مقاله این بود که بدانیم شیوع پاندمی طراحی اداری مدرن را چگونه و از چه جهاتی تغییر می‌دهد. به نظر ما، این وضعیت می‌تواند نه تنها چیدمان مبلمان اداری اعم از میز اداری یا صندلی اداری را تغییر دهد؛ بلکه حتی تکنولوژی‌های موجود در آن را هم دگرگون کند.
بله همچنان هدف طراحی اداری مدرن این هم هست که به کارکنان سر و سامان بدهد و آن‌ها را سرحال نگه دارد، اما امنیت و سلامت از آن‌ها مهمتر است.
بنابراین ما رفتیم ببینیم متخصصان این امر، چه حرفی برای گفتن در این زمینه دارند. حاصل آن همه بررسی درباره دکوراسیون دفتر کار را می‌توانید در ادامه مقاله ببینید. این‌ها تغییراتی است که از همین روزها شروع خواهد شد؛ اما معلوم نیست تا کی ادامه پیدا کند. این دیگر به این موضوع مهم بستگی دارد که این پاندمی کی تمام شود یا واکسن آن کی اختراع شود.
دورکاری جزئی از طراحی اداری مدرن می‌شود
خیلی واضح است که دورکاری امری جدایی‌ناپذیر از این بحران است. خیلی وقت‌ها این نه تنها جزئی از طراحی اداری مدرن، که تنها راه زنده ماندن آن اداره و کسب و کار است! حالا هم که خیلی از کارکنان ظاهرا به دفتر کار و پشت میز اداری خود برگشتند، همچنان باید امکان دورکاری از خانه (یا هر جای ممکن دیگری) یک امکان حتمی باشد.
بیایید واقع‌بین باشیم: دورکاری یک راهکار مفید برای افزایش بهره‌وری همه کارکنان است و تازه می‌تواند هزینه‌های شرکت را هم به میزان قابل‌توجهی کم کند. بعضی از شرکت‌ها متوجه این امر شده‌اند و سعی دارند که خود را از طریق طراحی اداری مدرن با آن تطبیق دهند. ولی مسئله این است که این فرم کار باید نه به عنوان یک اجبار، که یک انتخاب نگریسته شود. یعنی امکان دورکاری، به این معنی نیست که کلا دفتر و شرکت را تعطیل کنیم و به خانه‌های خود بخزیم!
طراحی اداری مدرن بین دورکاری و کار حضوری تعادل ایجاد می‌کند
گفتیم اینکه یک شرکت به کارکنان خود امکان دورکاری می‌دهد، به این معنی نیست که قرار است به طور کل دفتر کار آن بسته شود و هیچکس هیچوقت به آن پا نگذارد. طراحی اداری مدرن اینجا مهم می‌شود: باید زمینه‌ای فراهم شود که آن فرهنگ همکاری که پیش از این در شرکت‌ها جاری بود حفظ شود. باید وضعیت طوری باشد که دموگرافیک‌ها و آمارها ما را امیدوار کند و خلاصه مدل کار کارکنان و نظارت کارفرما با هم تطبیق پیدا کتد. آن هم طوری که سرمایه شرکت از بین نرود.
تعادلی که گفتیم طراحی اداری مدرن ایجاد می‌کند، اینجاست: کسب و کارها باید به کارکنان خود اجازه دهند مثلا چند روز مشخص از خانه و چند روز دیگر در شرکت کار کنند. راهکاری که در نهایت انتخاب می‌شود، باید به گونه‌ای باشد که نه فرصت دورکاری و مزایای آن از کسی سلب شود و نه مراودات حضوری کارکنان حذف شود.
طراحی اداری مدرن بهداشت را هم مدنظر قرار می‌دهد
فکر کنید مجبور باشید در این وضعیت مدام (یا حتی چند روز در هفته) در دفتر کار حضور داشته باشید و در این میان امکانات بهداشتی هم نداشته باشید! باید در طراحی اداری مدرن دفتر کار، کارفرمایان حسابی مسئله بهداشت را جدی بگیرند. حل این مسئله هم خیلی دشوار نیست: از تعبیه کردن سینک‌های کوچک برای شستشوی دست‌ها در اتاق‌های مختلف گرفته تا قرار دادن مایع‌های ضدعفونی‌کننده سر هر میز یا استفاده از دستگاه‌های ضدعفونی‌کننده عمومی. انتخاب آن بستگی به کارفرما دارد.
به غیر از این، راهکارهای دیگری هم در طراحی اداری مدرن وجود دارد که بهداشت محیط را هر چه بیشتر بالا می‌برد. از جمله اینکه هر فرد کشو یا کمد جدای خود را داشته باشد تا کمتر با دیگران برای برداشتن وسایل شخصی در تماس باشد. به علاوه سطل زباله‌های اختصاصی هر فرد باید جای خود را به یک سطل زباله عمومی بدهد تا مدیریت زباله‌ها آسان‌تر شود.
استفاده از پارتیشن اداری یکی از راهکارهای طراحی اداری مدرن است
ممکن است تصور کنید اینکه اشخاص فضای اختصاصی داشته باشند و فقط پشت میز خود بشینند، بهداشت محیط را بالا می‌برد. اما متخصصان می‌گویند در این صورت، ممکن است میزها حتی از توالت هم کثیف‌تر باشند! چون کارکنان خدماتی معمولا حق این را ندارند که ولو موقت و برای تمیزکاری، وسایل روی میز اداری کارکنان را جا به جا کنند. اگر با طراحی اداری مدرن فضا طوری در نظر گرفته شود که افراد بتوانند جا به جا شوند (یعنی فضای کاری منعطف باشد) این کثیفی کمتر انباشته می‌شود.
در عین حال، باید مرزها و موانع بین افراد هم بیشتر شود: مثلا پرده، پارتیشن اداری اعم از پارتیشن فریم لس یا هر نوع دیگری حتما در طراحی اداری مدرن گنجانده شود تا افراد بتوانند بین خود و دیگران فاصله بیاندازند. صندلی‌ها هم باید به گونه‌ای باشند که افراد در صورت نیاز به ارتباط رو در رو، فاصله کافی را داشته باشند.
طراحی مدرن، دفتر کار را به فضایی امن تبدیل می‌کند
با همه چیزهایی که درباره مزایای دورکاری و ماهیت اجباری و در عین حال اختیاری آن گفتیم، به نظر می‌رسد اغلب کسب و کارها هم تکانی به خود داده‌اند و دارند خود را با وضعیت موجود تطبیق می‌دهند. اعم از اینکه طراحی مدرن اداری در فضای دفتر خود اجرا کنند یا اینکه صرفا تکنولوژی‌های لازم برای این کار را در دفتر خود بگنجانند. نهایتا هدف کسب و کارها این است که بتوانند امنیت، سلامت، بهره‌وری و حس و حال خوب را با هم ترکیب کنند تا کارکنان خود را از دست ندهند.
به نظر ما، آینده روشن است: درست است که درگیر بحران پاندمی هستیم و وضعیت خوبی ممکن است در سطح شخصی نداشته باشیم، اما طراحی مدرن اداری با ایده‌های خلاقانه و امکانات جدید به کمک ما خواهد آمد که بتوانیم وضعیت را مدیریت کنیم و از پس آن بربیاییم.