نظر: 0 تیر 6, 1400

نکات مهم برای راه اندازی سیستم بایگانی برای کار در خانه

 

راه اندازی سیستم بایگانی – در دوران مدرن، کار در خانه کاری است که روزانه افراد بیشتری به سمت آن حرکت می‌کنند. . این بدان معناست که داشتن تنظیمات عالی دفتر کار در منزل بیش از هر زمان دیگری مهم است.

وجود امکانات کافی برای کار در خانه به شما این امکان را می‌دهد که مانند کار در یک دفتر کار، مثمر ثمر و کارآمد باشید.

این بدان معنی است که صندلی اداری و میز مناسب را تهیه می‌کنید، اما همچنین می‌تواند توسعه خرید شما خیلی فراتر از این موارد ضروری باشد.

راه اندازی سیستم بایگانی در خانه یک روش مهم برای اطمینان از این است که درگیر مدارک و اسناد نمی‌شوید.

در این راهنما، ما برخی از عناصر ضروری را که برای راه اندازی سیستم بایگانی در منزل مورد نیاز است، با برخی از راه حل‌های اصلی برای ساماندهی پرونده‌های خانگی، به شما معرفی خواهیم کرد، به این معنی که دیگر هرگز پرونده‌های اداری قدیمی را از دست نخواهید داد.

 

اهمیت یک سیستم بایگانی خوب

ممکن است تنظیم یک سیستم بایگانی در منزل اولویت نداشته باشد.

به هر حال، دفتر خانه شما اغلب مکانی است که توسط هیچ کس غیر از خودتان دست نخورده است، بنابراین خطر اینکه شخصی سندی را جابجا کند یا چیزی را که نباید ببیند، بسیار بسیار کمتر از زمانی است که در فضای اداری مشغول به کار هستید.

با این حال، یک سیستم بایگانی برای در خانه به واقع یک قسمت حیاتی در حفظ کارایی، نگه داشتن دفتر کار در خانه شما بدون سر و صدا و نگرانی از دست برد و از دست دادن داده‌ها و اطلاعات طبقه‌بندی شده است.

 

حتی اگر شما در خانه کار نمی‌کنید، یک سیستم بایگانی می‌تواند در نظم بخشیدن به این صورتحساب‌ها و اسناد بسیار کمک کند. به شما کمک می‌کند دفعه دیگر که می‌خواهید یک سند مهم را پیدا کنید سردرگمی کمتری داشته باشید.

زمان کمتری را بگذارید. و طبقه‌بندی منظمی از اطلاعات خود داشته باشید.

 

یک سیستم بایگانی مناسب باید موارد زیر را انجام دهد:

  • اسناد مرتبط را در همان مکان نگه دارد.

  • یافتن و یادآوری اسناد را آسان‌تر کند.

  • به دفتر کمک کند که فرآیند دسترسی به اسناد آسان‌تر شود

  • روشی ایمن و مطمئن برای نگهداری وسایل مهم ارائه دهد.

 

اهمیت یک سیستم بایگانی اسناد خانگی خوب شاید فراتر از آنچه گفته شده است باشد. اما در این مجال کوتاه آنچه مورد نظر بود موارد گفته شده بوده است.

 

شیوه‌های بایگانی در منزل

روش‌های مختلفی برای دستیابی به سیستم بایگانی در منزل وجود دارد که راه حل‌های مختلفی برای بایگانی در منزل بسته به میزان مدارکی که باید بایگانی کنید، فضای در دسترس شماست (به عنوان مثال اگر دفتر کاری دارید، کابینت‌های بایگانی ممکن است کارآمدی بیشتری داشته باشند، اما نه اگر این که در یک گوشه از اتاقتان اقدام به راه اندازی دفتر خود نمایید.).

بایگانی در منزل در واقع ک به علت محدودیت‌های فضایی می‌بایست به گونه‌ای انجام شود که علاوه بر استفاده‌ی حداکثر فضا بهترین و بیشترین بازدهی را نیز برای شما به همراه داشته باشد.

 

نحوه سازماندهی سیستم بایگانی در منزل

وقتی راه حل‌های بایگانی منزل خود را پیدا کردید، وقت آن است که سیستم بایگانی خانه خود را سازماندهی کنید. شاید به نظر برسد که یک پروژه بزرگ باید انجام شود.

اما وقتی سیستم بایگانی منزل خود را راه اندازی کردید، به شرطی که به آن پایبند باشید، متوجه خواهید شد که مزایای آن با گذشت زمان برای شما بیشتر و بیشتر خواهد شد.

 

کارهای اداری آزاد را جمع کنید

اگر میز کار شما (یا خانه) دارای اسناد و مدارک رونکن‌ها و کاغذبازی‌های پراکنده است، اینها را در زونکن‌های جداگانه به صورت دسته‌بندی مشخص، جمع کنید.

به محض اینکه همه آن‌ها در یک مکان قرار بگیرند، پیاده‌سازی سیستم بایگانی برای شما آسان‌تر خواهد بود. این دسته‌بندی از ابتدا به شما برای نظم بخشیدن کمک خواهد کرد.

 

کارهای اداری را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید

روش‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد، اما ما به شما توصیه می‌کنیم یک سیستم دسته‌بندی ایجاد کنید که برای نیازهای شما مناسب باشد.

یک روش برای دستیابی به آن ممکن است جدا شدن از «اقدام»، «بایگانی»، «مدارک و اسناد محرمانه» و «بازیافت» باشد. علاوه بر این، ممکن است «شخصی»، «خانگی» و «مرتبط با کار» را نیز تقسیم کنید.

 

هر چیزی را که نیازی ندارید کنار بگذارید

چه برای خرد کردن و چه برای بازیافت، اولین کاری که باید انجام دهید خلاص شدن از شر همه چیزهایی است که نیازی ندارید. کنار گذاشتن این‌عدم نیاز‌ها کمک قابل توجهی به یافتن اسناد مهم و قابل پردازش خواهد کرد.

علاوه بر این زمان شما جز زمان جدا کردن این موارد به میزان قابل توجهی ذخیره و حفظ می‌گردد. .

بایگانی کنید

 

هر آنچه با عنوان «بایگانی» مشخص شده است، می‌تواند در پوشه مناسب و دارای برچسب واضح ثبت شود. اطمینان حاصل کنید که در آینده هرچه پیش می‌روید فضای کافی برای افزودن موارد جدید وجود دارد.

 

اسناد قابل اجرا را به راحتی در دسترس قرار دهید

دسترسی به هر چیزی که به عنوان «اقدام» علامت‌گذاری کرده‌اید باید آسان باشد.

سعی کنید یک سینی باز روی دسک تاپ خود ایجاد کنید. سیستم بایگانی منزل شما شخصی است، بنابراین در صورت تمایل اسناد و مدارک را به روشی متناسب با نیازهای خود ذخیره کنید.

به عنوان مثال، اگر خود را با بسیاری از مدارک مربوط به کار درگیر می‌بینید، ممکن است احساس کنید نیاز به ایجاد سیستم‌های جداگانه خانه و کار با دسته‌های بسیار بیشتری دارید.

 

نتیجه گیری

بهره وری شما به درست تنظیم دفتر کار منزل بستگی دارد و این به معنای در نظر گرفتن همه موارد از صندلی تا تشکیل پرونده است.

اگر به دنبال ذخیره‌سازی اضافی یا هر مبلمان اداری دیگری برای دفتر خانه خود هستید، امیدواریم این مقاله به شما کمک کرده باشد.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

مقالات مرتبط

اتاق کنفرانس خلاقانه

ایده‌هایی برای طراحی اتاق کنفرانس خلاقانه- ساده اما کاربردی

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین فضاهای شرکت‌های بزرگ و کسب و کارهای کوچک است. تقریبا همه اتفاقات مهم یک دفتر کار، در این اتاق می‌افتد. از جلسات کاری با مشتریان احتمالی، تا جلسات سریع با کارکنان برای هماهنگی یا انجام مصاحبه‌های کاری برای گرفتن نیروی جدید. تحقیقات نشان داده‌اند مدیران میانی حدود 35% از زمان […]

ادامه مطلب
مبلمان اداری دفتر کار باز

مبلمان اداری دفتر کار باز چه ویژگی‌هایی دارد؟ تفاوت آن با نوع سنتی چیست؟

یک تصویر کلیشه‌ای از دفتر کار سنتی در ذهن بسیاری از ما وجود دارد: دفتر کاری تیره وخفه که اتاق اتاق است و خلاقیت و همکاری را در نطفه خفه می‌کند. معمولا هم خیلی نور ندارد و برای همین هم هست که در آن احساس خفگی داریم. خوشبختانه دوره این دفتر کارها با آن دکوراسیون […]

ادامه مطلب
ویژگی‌های میز کنفرانس

ویژگی‌های میز کنفرانس چیست؟ نکاتی برای خرید میز کنفرانس!

اگر در حال دکوراسیون دفتر کار خود باشید یا اینکه قصد شروع آن را داشته باشید، حتما می‌دانید داشتن یک اتاق کنفرانس چقدر مهم و ضروری است. این اتاق نه فقط برای برگزاری جلسات، بلکه برای حرف زدن با همکاران، برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان و انجام مصاحبه‌های کاری و غیرکاری استفاده می‌شود. مدیران هوشمند […]

ادامه مطلب