اتاق کنفرانس مدرن اداری قبل از Covid-19 تنها مکانی بود که تیم ها می توانستند به صورت رو در رو گرد هم آیند و در مورد پروژه های بزرگ بحث کنند، آینده کاری را بررسی نمایند، به بررسی آنالیز رفتاری مشتریان بپردازند، گفت و گو های خود را با مشتریان جهت عقد قراردادهای مهم انجام دهد و بسیاری از کارهای دیگر که در اتاق کنفرانس مدرن تعریف می شد. اکنون، همانطور که همه ما می دانیم، در بیشتر مشاغل کارمندان به صورت دورکار مشغول به کار هستند. از این رو کارفرمایان مجبور هستند که جلسات خود را به صورت آنلاین برگزار کنند.

با این حال، در موارد بسیار حساس و کلیدی، جلسات حضوری هنوز هم برگزار می شود. بنابراین، مهم است که ما به این فضای پرجمعیت، اتاق کنفرانس ، توجه کنیم و نگاهی بیندازیم که چگونه گروه‌های مختلف می توانند در کنار یکدیگر جمع شوند، به کار بپردازند، اهداف مورد نظر را یک به یک بدست آورند اما نگران سلامتی خود و سایر اعضا نباشند. ایجاد اطمینان از فضای سلامت و پاک اتاق کنفرانس آسودگی فکر و خیال را برای کارمندان به ارمغان می آورد و در نتیجه ان ها با خیالی آسوده و تمرکز بیشتر به کار خود ادامه خواهند داد.

چگونه یک اتاق کنفرانس مدرن و ایمن ایجاد کنیم

اصول ایمنی اتاق کنفرانس مدرن برای مقابله با  COVID-19 مشابه اصولی است که در باقی مکان‌های محل کار دفتر شما اعمال می شود. حفظ ۱.۵ الی ۳ متر فضا بین کارمندان یکی از موارد مهم است. تاکنون، ما تقریباً بعد از حدود یک سال حضور این بیماری متوجه شدیم که این ویروس چقدر و چگونه قدرت پیمایش دارد. تقریباً می دانیم که چگونه باید از ابزارهای بهداشتی شخصی استفاده کنیم. به همین خاطر باید بدانیم که چقدر از همکارانمان فاصله بگیریم تا سلامت آن‌ها خود را به خطر نیندازیم. اما آیا رعایت این فاصله در اتاق کنفرانس امکان‌پذیر است؟

اتاق کنفرانس برای جمع کردن و ایجاد فضایی که افراد بتوانند با یکدیگر صحبت کنند ایجاد شده است. فاصله‌ی افراد در اتاق کنفرانس در طراحی اتاق کنفرانس، در کمترین میزان خود قرار می گیرد و این آسان نیست که بخواهیم فاصله ی اجتماعی را در آن رعایت کنیم. پس چگونه می توانیم از اتاق کنفرانس در دوران Covid-19 استفاده کنیم؟

در ادامه‌ی این گزارش ما شش روش کاربردی را برای استفاده از اتاق کنفراس در دوران Covid-19 برای شما ذکر کرده ایم. بنابراین اگر شما در کسب و کارتان اتاق کنفرانس دارید و با معضل بیماری جدید استفاده از آن به حداقل ممکن رسیده است، با ما برای آگاهی از روش های استفاده بهینه از اتاق کنفرانس همراه باشید.

دمای اتاق کنفرانس مدرن

هنگامی که کارمندان می‌خواهند وارد اتاق کنفرانس شوند با دستگاه دیجیتال تب‌سنج دمای بدن آن‌ها را اندازه گیری و یادداشت کنید. همان طور که می‌دانید اندازه‌گیری دمای بدن می‌تواند به عنوان یک غربالگری خوب و مورد تایید در تشخیص Covid-19 باشد. غربالگری که شما انجام می‌دهید می‌تواند وجود افراد آلوده را مشخص کند و همچنین به علت این که قبل و بعد از برگزار جلسات انجام می‌شود، این امکان را به شما می دهد که در صورت خطای دستگاه یکبار دیگر غربالگری انجام دهید. این یک راه ساده برای در امان نگاه داشتن نیروی انسانی شما از اینم بیماری در اتاق کنفرانس است.

استفاده از ماسک

فرد ناقل ویروس کرونا قبل از این که هیچ گونه علائم بالینی از خود نشان دهد، می تواند آن را منتقل کند. بنابراین داشتن دمای مناسب و نرمال بدن دلیل بر این نمی‌شود که از ماسک استفاده نشود. اگر کارمند و یا کارمندانی نیز ماسک نداشتند شما می‌توانید به آن‌ها قبل از ورود به جلسه ماسک بدهید.

اگر وجود ماسک باعث نامفهوم شدن صدا و گفتار می‌شود، استفاده از میکروفون کنفرانس و شیلدهای محافظ به جای ماسک تنها در زمان صحبت کردن توصیه می‌شود.

صندلی اداری در اتاق کنفرانس کدرن

پس از ورود به اتاق کنفرانس مدرن، چیدمان اتاق و چیدمان مبلمان اداری به دو متغیر مهم برای برگزاری جلسه ایمن تیم تبدیل می‌شوند. یک راه آسان برای ایمن‌تر کردن اتاق کنفرانس این است که تعداد صندلی اداری میز کنفرانس را کم کنید. این امر به افراد کمک می‌کند تا در حین جلسه ۳ متر فاصله ی اجتماعی خود را از دیگران حفظ کنند. با این حال ممکن است بگویید که “اگر نیمی از تعداد صندلی اداری را برداریم و از تعداد آن‌ها کم کنید، نمی توانیم کل تیم خود را در اتاق کنفرانس جا دهیم.” اگر چنین باشد، یک راه‌حل که تعدادی از شرکت‌ها از آن استفاده کرده‌اند ایجاد میز اداری و صندلی اداری تک نفره و به صورت سلولی است. میزهای کوچک و صندلی های جداگانه در اطراف می تواند فضای خصوصی و ایمنی را برای افراد حاضر در اتاق کنفرانس ایجاد کند.

هنگامی که شما نیاز به ایجاد فضا بین کارمندان دارید ، یک میز کنفرانس بزرگ و گسترده، ایده آل است. اگر اقدام به خرید چنین میزی نکرده اید، بهتر آن است که به خرید چنین میز کنفرانسی اقدام کنید که به هر یک از کارمندان شما این اجازه را خواهد داد تا فاصله ی مناسب را از باقی کارمندان داشته باشد.

مسیر دیگری که شما می توایند از آن استفاده کنید، حضور کمتر افراد است. از حضور افرادی فقط در صورت ضرورت استفاده کنید. این باعث می‌شود که اتاق کنفرانس شما بیش از همیشه شلوغ نشود و افراد در زمان مشخص خودشان در جلسات شرکت کنند.

استفاده از صفحه نمایش و پارتیشن اداری 

به محض ورود اعضای مورد نظر شما به اتاق کنفرانس با رعایت موارد گفته شده ی ماسک و عدم وجود دمای بالای بدن و نشستن آن‌ها در صندلی اداری با رعایت فاصله اجتماعی، می‌توانید با قراردادن تقسیم کننده‌های پلاستیکی بین آن‌ها باز هم در صورت وجود احتمالی ویروس حمایت کنید.

جنس این تقسیم کننده‌ها از اکرلیک است و مشکلی برای آن‌ها در دید و برقرای ارتباط چشمی با سایر حاضرین ایجاد نخواهد کرد. یه قدم بهتر و حمایتگری بیشتر شما از نیروی انسانی خود این است که از تقسیم کننده های سلامتی اکرلیکی که دارای سه ضلع هستند استفاده کنید. این فاصله‌ها و رعایت فاصله‌ی اجتماعی به شما کمک می‌کند جلسه‌ی خود را با اطمینان بیشتری برگزار کنید.

زمانبندی جلسات

ایمنی اتاق کنفرانس مدرن پس از Covid-19 نیز به مدیریت برنامه هوشمند برمی گردد. از کارمندان بخواهید زمان جلسه را از قبل تعیین کنند. این امر به شما کمک می‌کند تا از ایجاد ترافیک در اتاق کنفرانس جلوگیری کرده و احتمال نزدیک شدن بیش از حد افراد به داخل و خارج شدن از اتاق کاهش یابد. برای زمان‌بندی بهتر می توانید از اپلیکیشن های زمان‌بندی در اتاق کنفرانس استفاده نمایید.

وقتی برنامه جلسات خود را تنظیم می کنید ، در پایان هر جلسه یک مقدار معین زمان اضافی را در نظر بگیرید تا زمان کافی برای تمیز کردن وجود داشته باشد. پس از هر بار استفاده از اتاق کنفرانس، آن را ایمن سازی کنید و اتاق کنفرانس را ضد عفونی کنید. میزها، صندلی ها، جداکننده های اکریلیک و سایر سطوح باید با یک ماده تمیز کننده توصیه شده و مناسب ضد عفونی کنید.

 

جلسات مختصر 

کارمندان اداری قبل از Covid-19 به جلسات یک ساعته عادت داشتند که باید جلسات ۱۵ دقیقه ای می بودند. اکنون ، بعد از Covid-19 ، جلسات راهی جز کوتاه شدن و در عین حال کارآمد شدن ندارند. هرچه مدت زمان جلسه بیشتر باشد ، احتمال انتقال ویروس از یک کارمند به کارمند دیگر بیشتر است. بنابراین، پس از ورود به جلسه  کار خود را شروع کنید و در کوتاه ترین زمان ممکن ان را به پایان برسانید.

یک بار دیگر در اتاق کنفرانس جمع شویم

توانایی ما برای بازگشت به کار و جلسات آن هم با خیال راحت و آسوده فقط با چند تغییر کوچک در اتاق کنفرانس در هنگام  Covid-19 ممکن است. با روش‌های ایمنی مناسب ، مبلمان اداری و روشهای تمیز کردن ، شما آماده خواهید بود تا یک بار دیگر با خیال راحت به صورت حضوری با گروه خود همکاری کنید.

پیشنهاد ما

در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن  و طراحی اتاق کنفرانس مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.

بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.