چگونه میز اداری خود را سازماندهی کنیم

تأثیر COVID-19 بر مشاغل و نیروی کار غیر قابل تردید است. از آنجا که بسیاری از دفاتر تحت آخرین محدودیت‌های در نظر گرفته شده می‌بایست به صورت نیمه بسته به ادامه‌ی فعالیت خود بپردازند و کارکنان خود را برای انجام کار در خانه و به صورت دوره‌ای در سازمان مرکزی خود بکار گیرند، تعدادی از مشکلات و معضلاتی که در سازمان‌ها وجود داشته به خانه‌ها منتقل شده است. سازماندهی میز اداری یکی از دشوارترین کارها برای کارمندان است و با توجه به حضور آن‌ها در دفتر و دور کاری در خانه، این بی‌نظمی به خانه‌های آن‌ها نیز منتقل شده است.

چه در خانه مستقر باشید و چه در محل کار خود، یک فضای کاری کاملاً سازمان یافته و منظم کلید افزایش بهره وری، بهبود تمرکز و کمک به کاهش استرس است. تیم فنی و پشتیبانی بینو یک سری نکات مهم را برای داشتن یک میز اداری کاملاً منظم جمع آوری کرده است که می‌تواند به بهتر شدن فضای کاری و بهبود وضعیت شما در کار کمک کند.

فضای شخصی برای خود ایجاد کنید

معمولاً میز اداری بی‌نظمی خود را از وجود وسائل شخصی می‌گیرد. این کاملاً معمول است که افراد مواردی مانند تلفن همراه، کلیدها، کیف پول یا شارژ و … را بر روی میز ‌اداری خود می‌گذارند. این موارد در عین ضروری بودن، می‌تواند فضای کاری شما را در طول روز بهم بریزد و باعث حواس پرتی و عدم تمرکز گردد. برای رفع معضل وجود ابزارهای شخصی بر روی میز اداری خود، می‌توانید از قفسه و یا میز اداری استفاده کنید که کشوهایی کافی در اختیار شما می‌گذارد.

حواس پرتی را کاهش دهید

با افزایش تعداد کارمندان در خانه، احتمال حواس پرتی روزآنه بیشتر است. هر زمان ممکن است، هر موردی را که باعث حواس پرتی غیر ضروری شود از روی میز کار خود بردارید. تلفن خود را در یک کشو یا در یک منطقه مشخص دور از چشم نگه دارید که شما را برای بررسی پیام‌ها یا گرفتن تماس‌های کاری غیرمرتبط وسوسه نکند. کاهش تمرکز بر انجام وظابف محوله که عموماٌ ناشی از وجود گوشی هوشمند بر روی میز است زمینه را برای کاهش عملکرد افراد فراهم می کند. در حالی که افراد می توانند با رعایت نکاتی مختلفی افزایش کارایی و بالا رفتن بهره‌وری خود را به به وضوح مشاهده نمایند.

وسایل غیرضروری را دور بریزید

اگر به دنبال ایجاد یک میز کار کاملاٌ سازمان یافته، شیک و مرتب هستید، نقطه شروع، بی‌رحمی و دور ریختن وسایل غیر ضروری است. برای هر وسیله‌ای که بر روی میز کار خود دارید از خود بپرسید که آیا ضروری است آن‌ها را داشته باشید؟ از کاغذ گرفته تا دفترچه‌های قدیمی، خودکارهای قدیمی، یادداشت‌های تاریخ گذشته و… مطمئناً تعداد زیادی از وسایل وجود دارد که می‌توانید برای بهتر شدن فضای میز خود با آن‌ها خداحافظی کنید و به عنوان زباله از میز خود دور نمایید. از بین بردن ابزارها و وسائلی که امکان استفاده از آن‌ها را ندارید و یا مناسب نیستند برای نظافت و مرتب شدن محل‌ کار بسیار ضرروی است. کنار گذاشتن وسایل غیرضروری و انجام فرآیند دور ریختن آن‌ها زمینه‌ی انجام و ایجاد فضای کاری شفاف و مرتب و منظم را فراهم می‌کند.

میز اداری و نظافت آن می‌تواند به افزایش راندمان شما کمک کند.

رعایت نظافت روزانه میز اداری

با توجه به شرایط فعلی می‌بایست رعایت بهداشت میز اداری برای شما اولویت اصلی باشد. پیش از ترک محل کار یا دفتر کار خود، در پایان هر روز با تمیز کردن میز کار خود، نکات بهداشتی را برای حفظ سلامت خود و همکارانتان در نظر بگیرید. این رفتار به صورت روزانه به شما کمک می‌کند که ابتدا از وجود وسائل متفرقه بر روی میز خود دوری کنید و در عین حال روز بعد و در هنگام شروع کار شما با یک میز تمیز و بدون هیچ گونه مشکلی رو برو خواهید شد.

اطراف میز اداری از شر کابل‌ها خلاص کنید

وقتی از فضای شلوغ کاری صحبت می‌شود، اغلب افراد میز اداری را به خاطر می‌آورند. با این وجود نکته‌ی اصلی اینجاست که آنچه در زیر میز شما قرار دارد مانند کابل سیستم کامپیوتری می‌بایست به درستی سازماندهی شود. کابل‌های پشت میز عموماً وضعیت ناخوشایند و جلوه‌ی بصری نامناسبی را ایجاد می‌کنند و در طول مدت می‌توانند باعث ایجاد حواس پرتی نیز شوند. استفاده از داکت‌ها برای پنهان کردن آن‌ها و همچنین بستن آن می‌تواند تا مقدار زیادی آن‌ها را از دید خارج سازد.

میز خود را تقسیم‌بندی کنید

اگرچه به احتمال زیاد بیشتر روز شما در حال کار با سیستم کامپیوتری هستید، اما مهم است که برای کارهای غیر رایانه‌ای میز شما دارای بخش‌های مختلفی باشد. از خواندن پرونده‌ها و اسناد گرفته تا ترسیم و تشریح کردن موضوعات به سایر افراد و شرح وظایف و لیست کارها. تقسیم‌بندی میز کار شما را به نظم دعوت کرده و علاوه بر آن از تراکم و سردرگمی شما در انجام کارهایتان جلوگیری خواهد کرد.

یک دفترچه یادداشت برای نگه داشتن آن داشته باشید

یکی از اجزای یک میز مرتب دفترچه یادداشت است. شلوغی و تراکم در زمان کاری، رفت و آمد بسیار و تماس‌های تلفنی می‌تواند به شما در انجام امور فشار مضاعفی وارد کند به همین خاطر بهتر است عموماً کارهای خود را به صورت روزانه لیست کرده و سپس به انجام آن‌ها بپردازید. این هم یک شیوه‌ی مدیریتی برای انجام کارها و علاوه بر آن یک مسیر درست و ساده برای تمیز و مرتب نگاه داشتن میز است.

از سطل آشغال استفاده کنید

به نظر ساده می‌رسد اما استفاده از سطح زباله در کنار میز شما می‌تواند تا حجم زیادی از میزان وجود کاغذهای بی‌مصرف و بدون کاربرد بر روی میز شما جلوگیری کند. اطمینان حاصل نمایید که هرگونه یادداشت و اسنادی که دیگر نیازی به آن ندارید فوراً در سطل آشغال ریخته می‌شوند. انجام روزانه و معمول این کار باعث می‌شود تا توده‌های کاغذ جمع نشوند و ناخودآگاه شما را به فردی تبدیل می‌کند که به طور منظم اسناد غیر ضروری را دور می ‌ریزید. البته قابل ذکر است که اگر آن‌ها حاوی اطلاعات حساسی هستند، همیشه قبل از دور ریختن آن‌ها را خرد کنید.

نظافت میز اداری از ایجاد چالش ذهنی جلوگیری می‌کند.

از نظر اهمیت اولویت‌بندی کنید

آنچه را که لازم است بر روی میز اداری بگذارید و باقی را در کشوها و قفسه جای دهید. هیچ نیازی نیست که چندین دفترچه و چندین خودکار بر روی میز خود داشته باشید و یا کتب مرجع را بر روی میز بگذارید. در این مورد بهتر است آن‌ها را در قفسه‌ها بگنجانید تا میز شما خلوت‌تر و بهتر به نظر برسد.

پیشنهاد ما

در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.

بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید مبلمان اداری و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.