نظر: 0 مرداد 16, 1399

ایده‌هایی برای طراحی اتاق کنفرانس خلاقانه- ساده اما کاربردی

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین فضاهای شرکت‌های بزرگ و کسب و کارهای کوچک است. تقریبا همه اتفاقات مهم یک دفتر کار، در این اتاق می‌افتد. از جلسات کاری با مشتریان احتمالی، تا جلسات سریع با کارکنان برای هماهنگی یا انجام مصاحبه‌های کاری برای گرفتن نیروی جدید. تحقیقات نشان داده‌اند مدیران میانی حدود 35% از زمان کاری خود را در اتاق کنفرانس سر می‌کنند. این رقم برای مدیران ارشد به 50% می‌رسد. اینجاست که طراحی خلاقانه اتاق کنفرانس اهمیت خود را نشان می‌دهد. تصور کنید قرار باشد در یک اتاق کنفرانس غیراستاندارد و بی‌روح با صندلی‌ کنفرانس خراب، نیمی از روز خود را بگذرانید! جلساتتان کسل‌کننده برگزار خواهد شد. همه (حتی خودتان) به دنبال این خواهید بود که زودتر تمام شود و فرار کنید. نهایتا بهره‌وری کارتان هم پایین خواهد آمد. با این حساب، اگر تصمیم به طراحی خلاقانه اتاق کنفرانس خود گرفتید، می‌توانید با مبلمان اداری بینو تماس بگیرید.

هدف از طراحی اتاق کنفرانس خلاقانه چیست؟

هدف اصلی از طراحی یک اتاق کنفرانس خلاقانه این است که به بهترین نحو به نیازهای تیم خود پاسخ دهید. در وهله اول به اندازه اتاق کنفرانس خود فکر کنید. به این سئوالات پاسخ دهید: چه نوع جلساتی در این اتاق می‌خواهید برگزار کنید؟ آیا می‌خواهید فقط جلسات تعاملی کوچک برگزار کنید یا اهداف دیگری هم دنبال می‌کنید؟ نظر تیم در این مورد چیست؟ قرار است همه به این اتاق دسترسی داشته باشند یا نه؟ پاسخ به این سئوالات باعث می‌شود اصولی‌تر به اتاق کنفرانس خلاقانه خود برسید.

برای داشتن یک اتاق کنفرانس خلاقانه به غیر از اینکه باید تمایلات ذهنی هم‌تیمی‌های خود را بدانید، باید این را هم بفهمید به لحاظ فیزیکی دوست دارند این اتاق کجا واقع شود. این دو تصمیم راجع به اندازه و نحوه استفاده از اتاق را که گرفتید، می‌توانید راجع به ابعاد بعدی که خواهیم گفت هم فکر کنید.

هدف اتاق کنفرانس خلاقانه

 

تجهیز یک اتاق کنفرانس باید چگونه پیش برود؟

پیش از اینکه به اتاق کنفرانس خلاقانه و نحوه طراحی آن فکر کنید، به این فکر کنید که قرار است چه نوع صندلی کنفرانس یا سایر تجهیزاتی در آن قرار دهید و کدام یک از تجهیزات ضروری و دائمی و کدام متغیر و موقتی است. مثلا ممکن است شما به بعضی وسایل مثل ویدیو پروژکتور، نیاز داشته باشید. اما آیا این نیاز آنقدری هست که کلی خرج آن کنید و یک پروژکتور خوب و دائمی بخرید؟ یا مثلا یک پروژکتور کوچک موقتی هم می‌تواند کارتان را راه بیاندازد؟ اگر برای تک‌تک اجزایی که می‌خواهید در اتاق خود بگذارید به این سئوالات پاسخ دهید، گزینه‌های پیش روی شما محدودتر و انتخاب راحت‌تر خواهد شد. این نصیحت را از جانب ما با این تجربه بپذیرید: اگر ندانید چه می‌خواهید، واقعا نمی‌توانید یک اتاق کنفرانس خوب طراحی و اجرا کنید. چون گاهی آنقدر گزینه‌ها زیاد است که انتخاب سخت و حتی غیرممکن می‌شود.

نحوه چیدمان مبلمان اداری باید چطور باشد؟

خیلی مهم است که بدانید از اتاق کنفرانس خود چطور استفاده خواهید کرد. مثلا آیا برای دیدن یک صفحه خاص افراد باید صندلی کنفرانس خود را بچرخاند؟ با این حساب به یک صندلی کنفرانس چرخ‌دار نیاز دارید. بر همین اساس، اگر قرار است اتاق کنفرانس خلاقانه داشته باشید، باید فکر چیدمانی باشید که افراد در آن آزادی حرکت بیشتری داشته باشند و بتوانند هر جا که دوست دارند بروند.

بدانید از اتاق کنفرانس خود چطور استفاده خواهید کرد. مثلا آیا برای دیدن یک صفحه خاص افراد باید صندلی کنفرانس خود را بچرخاند؟ با این حساب به یک صندلی کنفرانس چرخ‌دار نیاز دارید. اگر قرار است اتاق کنفرانس خلاقانه داشته باشید، باید فکر چیدمانی باشید که افراد در آن آزادی حرکت بیشتری داشته باشند و بتوانند هر جا که دوست دارند بروند. هنگام انتخاب میز کنفرانس خود، فقط به اندازه توجه نکنید، بلکه کارکرد را هم مد نظر داشته باشید.

نحوه چیدمان اتاق کنفرانس خلاقانه

 

چه تکنولوژی در اتاق کنفرانس خلاقانه خود لازم دارید؟

جهان ما روز به روز دیجیتالی‌تر و موبایلی‌تر می‌شود. اتاق کنفرانس شما هم که بخشی از این جهان است و بنابراین از این وضعیت مستثنا نیست. بعضی از تجهیزاتی که هر اتاق کنفرانس خلاقانه‌ای به  غیر از میز کنفرانس و صندلی به آن احتیاج دارد صفحه‌ نمایش و وسایلی برای ایجاد ارتباط بین افراد.

دوباره به این فکر کنید که در اتاق کنفرانس شما که قرار است خلاقانه هم باشد، از این تکنولوژی‌ها چطور باید استفاده شود؟ چون ساخت و چیدمان این اتاق، مشخصا به این مسئله وابسته است. برای بعضی ممکن است داشتن یک وایت‌برد و ماژیک کافی باشد؛ اما بعضی دیگر به دوربین‌های باکیفیت یا میکروفون هم نیاز داشته باشند. اگر بخواهیم یک مخرج مشترک از نیازهای تکنولوژیکی اتاق کنفرانس خلاقانه داشته باشیم، آن الزام داشتن یک سیستم AV ساده اما کاربردی است. به علاوه اینکه سعی کنید اتاق کنفرانس خود را بزرگ انتخاب کنید. ضرر نمی‌کنید.

در یک اتاق کنفرانس خلاقانه، جزئیات مهم‌اند

بعد از اینکه همه وسایل موردنیاز برای داشتن یک اتاق کنفرانس خلاقانه را خریدید و چیدمان را انجام دادید، حالا باید به تجربه کاربری فکر کنید. باید به این فکر کنید که به عنوان فرد حاضر در اتاق، افراد از ابتدا تا انتها چه تجربه‌ای دارند.

مثلا چطور باید اتاق کنفرانس را رزرو کرد؟ آیا کسی باید به عنوان مسئول اتاق کنفرانس تعیین شود؟ اگر شرکت شما بزرگ است و مثلا چند اتاق کنفرانس دارید، بهتر این است که از سیستم‌های اتوماسیون اداری برای رزرو و مدیریت اتاق کنفرانس خلاقانه خود استفاده کنید. این باعث می‌شود در روند جلسات و رزرو آن‌ها مشکلی پیش نیاید.

دوم اینکه افراد حاضر، چگونه از امکانات اتاق کنفرانس خلاقانه شما استفاده خواهند کرد؟ آیا استفاده از آن‌ها به آموزش نیاز دارد یا نه؟ اگر حتی یک وسیله پیچیدگی خاصی دارد، فکر آموزش‌ افراد باشید. حتی اگر لازم است کسی برای این کار استخدام کنید.

 

اهمیت جزئیات در اتاق کنفرانس خلاقانه

 

ترکیب رنگ اتاق کنفرانس خلاقانه خاص است

رنگ می‌تواند تجربه یک اتاق را به طور کامل تغییر دهد. اینکه از رنگ‌های رسمی شرکت خود استفاده کنید، یک شیوه کلاسیک برای تطابق داشتن اتاق کنفرانس خلاقانه شما با کل شرکت است.

اگر اتاق کنفرانس شما کمی رسمی است، پیشنهاد ما این است که ترکیب رنگی خنثی انتخاب کنید. بعد برای اینکه بتوانید این خنثی بودن را بشکنید، می‌توانید از یک رنگ خاص یا حتی رنگ‌های مختلف مثلا برای صندلی کنفرانس خود استفاده کنید.

به غیر از این، اگر می‌خواهید راه دیگری باز کنید می‌توانید از رنگ‌های غیرمتعارف هم استفاده کنید. مثلا رنگ‌های روشن و جیغی مثل قرمز و نارنجی به اتاق کنفرانس خلاقانه شما هیجان می‌بخشند. رنگ‌های دیگر مثل سبز و آبی هم آرام‌بخش هستند. بعضی شرکت‌ها از ترکیب رنگ زرد و سبز، برای آرامش دادن و البته برگزاری جلسات معمول و غیررسمی استفاده می‌کنند.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقالات مرتبط

آیا میز MDF گزینه مناسبی برای دفتر کار شماست؟

اگر در گیر و دار خرید میز اداری باشید که قیمت مناسب داشته باشد و ظاهر و دوام آن هم قابل‌قبول باشد، حتما می‌دانید به لحاظ انتخاب متریال دستتان باز نیست و گزینه‌هایی که می‌توانید انتخاب کنید محدود است. فقط اگر یک فروشگاه دست دوم‌فروش یا منصف پیدا کنید، ممکن است بتوانید با بودجه محدود […]

ادامه مطلب
اتاق کنفرانس خلاقانه

ایده‌هایی برای طراحی اتاق کنفرانس خلاقانه- ساده اما کاربردی

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین فضاهای شرکت‌های بزرگ و کسب و کارهای کوچک است. تقریبا همه اتفاقات مهم یک دفتر کار، در این اتاق می‌افتد. از جلسات کاری با مشتریان احتمالی، تا جلسات سریع با کارکنان برای هماهنگی یا انجام مصاحبه‌های کاری برای گرفتن نیروی جدید. تحقیقات نشان داده‌اند مدیران میانی حدود 35% از زمان […]

ادامه مطلب
مبلمان اداری دفتر کار باز

مبلمان اداری دفتر کار باز چه ویژگی‌هایی دارد؟ تفاوت آن با نوع سنتی چیست؟

یک تصویر کلیشه‌ای از دفتر کار سنتی در ذهن بسیاری از ما وجود دارد: دفتر کاری تیره وخفه که اتاق اتاق است و خلاقیت و همکاری را در نطفه خفه می‌کند. معمولا هم خیلی نور ندارد و برای همین هم هست که در آن احساس خفگی داریم. خوشبختانه دوره این دفتر کارها با آن دکوراسیون […]

ادامه مطلب